名刺入力は外注しよう!名刺データをクラウドに保存すべき3つの理由

2021/01/05
名刺を持つ男性

名刺入力後のデータは、どのように管理されているでしょうか?

エクセルやテキストファイル化、クラウド保存またはアプリなど様々な管理方法があるでしょう。

いずれの方法も便利ですが、まずはクラウドに保存されることをオススメします。

たとえばエクセルでデータをご覧になりたい方は、クラウドと両方でデータ閲覧を可能にしましょう。

ここでは、名刺入力したデータをクラウドに保存すべき3つの理由をご説明します。

名刺入力したデータをクラウドに保存すべき3つの理由

パソコンに向かう女性

名刺入力したデータをクラウドに保存すべき3つの理由は、次になります。

・外出先でも閲覧可能

・同時に複数人での編集可能

・バックアップ可能

ここでは、各理由についてご説明します。

外出先でも閲覧可能

特定のデータファイルのダウンロード不要で、いつでも名刺入力した情報をクラウドで確認できます。

たとえばエクセルの場合は、該当データファイルを先にダウンロードしたり、メールで添付ファイルとして共有する必要が生じるでしょう。

しかし自身のデバイス以外からでも、名刺入力してデータ化された情報にクラウドではアクセス可能です。

ただしSSL対応の有無などセキュリティ面には注意をして、クラウドにアクセスしてください。

同時に複数人で編集できる

エクセルでは、同時に複数人での編集は不可能です。

名刺入力した情報は社内で共有して営業に活かすケースが多いと察しますが、エクセルでは誰かが編集中でも分かりません。

さらに最新情報が常時先に表示される仕組みではないため、編集後も最新情報への更新に気づきにくくなるでしょう。

名刺入力したデータをクラウドで保存すると、更新情報から順番に新たなデータとして表示されます。

よって、常に最新情報を見逃さず、営業に役立てることが可能です。

バックアップ可能

名刺入力した情報をクラウドで管理していると、バックアップ可能かつクラウドでの保存自体がバックアップになります。

仮に新たなデバイスからアクセスしても、名刺入力したデータがクラウドにあれば、問題なく該当情報を閲覧可能です。

なぜ名刺入力を外注した上で、クラウドに保存するのか?

パソコンと電卓・付箋・筆記用具・時計・観葉植物

もちろん名刺入力をご自身で行って、クラウドに保存することもできます。

しかし名刺入力は膨大な時間と手間を要するので、枚数が多ければ業者に依頼する方がオススメです。

名刺入力代行の業者であれば入力ミスなく、名刺のデータをクラウドに保存してくれるでしょう。

名刺入力のプロがデータ化した情報をクラウドで閲覧して営業に役立てる方が、業績向上には効率的ではないでしょうか。

まとめ:名刺入力は外注して、クラウドに保存してもらおう!

名刺入力はプロに外注して、ご自身はクラウドに保存された名刺情報をお役立ててください!

プロに外注する方が、名刺入力のミスのリスクもなく安心です。