名刺入力でデータ化した情報をエクセルで使用する際の3つの注意点とは

2020/12/28
iPhoneを操作する人

皆さんは、どのように名刺の管理をされていますか?

アプリ派やテキストファイル派の方などもいらっしゃるでしょう。

しかしエクセル派の方は、多いのではないでしょうか?

本記事では、名刺入力をしてエクセルで管理する上での つの注意点をご紹介します。

名刺入力を外注するとエクセル化

エクセル

名刺の枚数が多い方は、名刺入力を代行業者に外注する方も多いでしょう。

大半の名刺入力の代行業者は、名刺データのエクセル化に対応しています。

もちろんテキストファイルなど他のフォーマットを、お選びいただくことも可能です。

名刺入力してエクセルで管理する3つの注意点

ビジネス紙を読む男性

エクセルでの名刺情報の管理は、非常に便利です。

しかし覚えておきたい次の3つの注意点があるので、確認しておきましょう。

①外出先での使用には注意

名刺入力したデータを、外出先でエクセル上で作業する場合は注意が求められます。

無料のWi-Fiを使用すると、ハッキングされてデータを盗まれる可能性があるからです。

また、盗み見される危険やパソコン・タブレット等の盗難の恐れもあります。

貴重な個人情報の宝庫である名刺データが漏洩すると、相手に甚だしい迷惑がかかるのでご注意ください。

②共有の困難

名刺入力したデータをエクセルで使用すると、情報の共有が困難です。

随時名刺の情報を更新できないので、古い情報を共有する恐れがあります。

常に最新でないと、名刺情報は価値がないため、常時情報の更新が出来るように注意しましょう。

さらにエクセルでは、同じファイルを同時に開いて編集できません。

よって、最新のファイルが判別しづらい欠点があります。

編集に関するルールの設定などが求められるでしょう。

反面、添付ファイルとして送信しやすい点は大きなメリットです。

③デバイスが重くなる可能性

使用するパソコンなどのデバイスによっては、エクセルの処理が追い付かず、デバイスの動きが遅くなるかもしれません。

よりスペックの高いデバイスへの買い替えやストレージの確保により、反応速度が上がるでしょう。

加えて、名刺の枚数が大量で名刺入力したデータが多いと、やはりデバイスの動きが遅く感じます。

名刺の量が原因の場合は、名刺入力したエクセルのデータを日付や用途に応じて分別してください。

複数のエクセルデータに分けることで、各エクセルのデータ量が小さくなり、デバイスが動きやすくなります。

まとめ:名刺入力した情報をエクセルで使用する時は、3点に注意!

名刺入力でデータ化した情報をエクセルで使用する際には、ご紹介した3点にお気を付けください。

エクセルは大変便利なので、注意点だけ守って名刺情報を活用しましょう。