貰った名刺を会社のデスクに放りっぱなしという方は意外と多いのではないでしょうか。 あの陰謀論で有名なお金持ちのロックフェラー財閥の三代目当主デイビット・ロックフェラーは、コンピュータ普及以前の時代に15万人の名刺をアナログな方法で綺麗にファイリングして管理していたといいます。 名刺をどう管理するかはビジネスに役立つ人脈を構築する上で、昔から変わらない重要な課題であります。 しかし名刺を管理すると言ったって、どう管理したら良いものでしょうか。 50音順？ 各会社ごと？ 役職順？ 会った順？ それぞれ一長一短ありそうです。悩みどころですよね。ところでこれらのファイリングを全部同時に行える方法があるんです。ご存知でしょうか？ 簡単です。名刺記載情報をデジタルデータとしてパソコンに打ち込んでしまえばいいんです。 そうしてしまえば50音順も、会社別に分けることも、役職の並びにソートすることだってクリック一つで可能になります。 このように、名刺のデータ化にはさまざまな利点があります。ここではそれらを列挙して、皆さまに少しでも名刺のデジタル化に興味を持って頂きたく思います。      

名刺データ化のメリット

 

並べ替え、新規追加、削除、修正が容易

テキストをデジタル化する最大のメリットは、なんといっても修正が容易ということでしょう。コピー&ペーストに代表されるデジタルならではの魔法の操作で新規追加もお手の物。先ほど述べたように、並べ替えだってワンクリックでOKです。  

皆でデータを共有できる

頂いた名刺をそのまま持っているだけだと、それを見返して確認できるのは自分だけです。しかし、デジタル化したなら、名刺データへのアクセス権さえ持っていれば、誰でも自社と接点のあった取引先の名刺記載情報を確認してから営業に向かえます。もう名刺を探すためにデスクの引き出しを引っ掻き回す必要はありません。  

クラウド化してしまえばどこでも確認できる

作った名刺情報のデータをサーバーに上げてしまえば、ネットが使えるところであればどこでも取引先の情報を確認できます。外回りの営業でもスマホで事前チェックができるということです。  

まとめ

名刺のデータ化のメリットをこれまで列挙してきましたが、何よりも名刺のファイリングなんていう雑務から解放されて、本来取り組むべき業務に注力できることが最大のメリットと言えるでしょう。 名刺の管理方法はデジタルでスマートに！ 名刺をデータ化して効率の良い仕事をしましょう！！