名刺スキャンアプリって何？

最近テレビのCMで「名刺をデータ化してビジネスに役立てよう」という趣旨のものを目にすることはないでしょうか。 独特の名刺交換の作法で世界に知られている日本を代表するビジネスツール『名刺』をデジタルデータ化してビジネスに役立てよう！！ というサービスのCMです。 ちょっと前までは企業法人が名刺管理会社と契約して名刺データベースを作るという流れが多かったのですが、最近はアプリが出てきて個人で気軽に利用出来るようになっています。 名刺スキャンアプリとは、スマホカメラやスキャナーを利用して名刺情報をデータとして取り込むことが出来るアプリのことです。    

名刺スキャンアプリの機能

 

名刺情報の読み取り

名刺スキャンアプリの一番のウリはその名の通り、名刺にスキャナーなりスマホカメラをかざすだけで記載情報を読み取ってくれることです。世の中に色々な名刺スキャンアプリが出回っていますが、選ぶ際はスキャンの精度と速度を指標にするのが良いでしょう。  

名刺情報のデータ化

スキャンされた情報は、各アプリにヒモ付けられた管理ソフトの書式に従って表示されるようになります。例えば名刺データに新たに誕生日の項目をプラスしたいとして、管理ソフトに新しい項目を設定する機能がなかったりすると諦めるか、再度別のアプリを使ってスキャンし直さなければならなくなります。 事前に使うアプリの管理ソフトに何が出来るのかしっかり確認しておきましょう。  

名刺情報の検索

デジタルデータの強みです。 50音順、役職順、企業別、登録日順。元データを損なうことなく簡単にソートできるはずです。  

マルチデバイス対応

会社のデスクトップ、タブレットPC、スマートフォン。クラウド上にデータを置くタイプの管理ソフトなら名刺情報を閲覧するのに場所を選びません。    

スキャン精度はどのくらい？

名刺スキャンアプリのスキャン方法は基本的にこの３つです。

• スマホカメラでスキャン
• スキャナーでスキャン
• 有料サービスでスキャンを依頼する

下に行くほど精度は上がりますが、コストも合わせて高くなります。どれが一番良い選択肢なのかはケースバイケースです。 スキャナーの速度の参考として、 ScanSnap　ix1500（富士通の高速スキャナー） 速度：毎分30枚 価格：48000円 Wantedly People （スマホアプリ） 速度：1枚4秒（ライターのiphone6調べ） 価格：無料        

名刺スキャンアプリのデメリット

 

コストが掛かる。

無料の名刺管理ツールも多いですが、名刺の数が多い場合や便利な機能を使おうと思ったら有料ソフトを使うことになります。常に新規の名刺が大量に増えていくという場合でないなら、最初の溜まっている名刺を捌くためだけに高価な機材を購入することは無駄になってしまいます。そういう場合は最初の名刺データ入力は代行業者に投げてしまうのが一番良いのではないでしょうか。  

他の管理システムと重複する

大体の名刺スキャンアプリはアプリ自体が専用の管理ソフトでデータを管理しているため、顧客管理（CMS）をすでに行なっていた場合、データが重複してしまいます。データ更新の際に名刺管理と顧客管理の二つを更新しないといけないので手間が掛かります。 この解決法としては、 既に顧客管理を行なっている会社が名刺管理を行なっている場合があるので、確認して同じ会社でデータを一元管理する。 という方法と、 入力代行業者に従来の顧客管理に繋がる形でデータ入力を依頼する。 方法が考えられます。  

最後に

いかがでしたか。名刺管理ツールをご利用しようか検討なさっている方の参考になれば幸いです。名刺管理サービスには様々なものがありますので、しっかり比較して自分にぴったりのサービスを導入してくださいね。