現在では、日本の企業が海外の企業とも当たり前のように取引をする機会が増えました。そういった中で、それぞれの名刺の違いを理解してデータ管理を適正化することは重要です。

日本企業と海外企業のビジネス文化の違いは、名刺にも反映されています。今回は、日本と海外の名刺が具体的にどのように違うのか、名刺データを入力して電子化する際の注意点ともあわせてご紹介していきます。

名刺の存在は、日本企業と海外企業でどのように違うの？

ここでは具体的な日本企業と海外企業の名刺の違いを解説していきます。

そもそも扱いが違う

そもそも日本と海外では名刺の扱われ方や立ち位置自体が違います。

日本の場合は名刺に名前や役職といった人に関する基本情報が網羅されており、名刺を集めてデータ化するだけでかなりの情報密度になります。また名刺受け渡し専用のマナーまで用意されており、覚えていないと失礼に当たることもあるのがポイントです。

海外の場合は名刺の優先度合いは低く、名刺自体を忘れても問題ないことも多いです。あくまで連絡先を書いている紙の情報程度の認識でしかなく、名刺受け渡しに関するマナーも特に存在しません。

縮尺が異なる

日本企業と海外企業では基本的な名刺の縮尺が異なります。これは古来から縮尺を測る方式が異なるといった違いが名刺に反映されているからです。

日本の場合は基本的に「91mm×55mm」で名刺を扱います。しかし海外の場合は「89mm×51mm」や「85mm×55mm」の縮尺になるので、日本より紙が小さめのがポイントです。束ねて管理する際は日本の名刺と区別したほうが散らばったりするリスクがなくなります。

書き方が違う

日本企業と海外企業では名刺情報の書き方が違います。

たとえば項目に関しては

• 日本：組織→部署→役職→氏名
• 海外：氏名→役職→部署→組織

となっており、書き順が反対になっているのがポイントです。

また住所に関しても同じように書き順が反対になります。

さらに電話番号の表記が「+81」といったように国際基準に基づいているのもポイントです。日本企業同士のみで取引している際はこういった電話番号表記を見ることは少ないです。

海外の名刺を入力してデータ化する際の注意点とは？

今までの違いを反映して海外の名刺データを入力する際に注意すべきことをまとめると、次のようになります。

• 日本と海外で名刺記載の項目が違うことを理解する
• 紙の名刺を管理する際は日本と海外で区別して保管する
• 日本と海外の名刺データがすぐ並び替えで区別したりできるように入力する

もし日本と海外の名刺を同じデータベースに入力する際は、並び替えなどで日本のみ、海外のみといったようにデータを区別して分析ができると安心です。また海外の名刺においてどのような名刺データ入力のルール付けを行い情報を統一するかもポイントになってくるでしょう。

まとめ

今回は日本企業と海外企業の名刺が具体的にどのように違うのか、入力して電子化する際の注意点とともにご紹介してきました。

日本と海外では名刺の扱いが違い、また縮尺や情報の記載方法も異なります。ぜひ両者の違いを区別して上手く名刺データ入力の際にルール化できるようにしておいてください。

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