名刺入力においては名刺データを入力する際に、「インポート」と「エクスポート」という作業を行うことがあります。この2つの単語は名刺の分野だけでなくIT分野全体で利用する言葉なので、その使い方や意味などを理解しておくとよいでしょう。

また「インポート」と「エクスポート」を覚えることで、効率よく名刺データをツール間でやり取りできるようになります。今回は名刺データの入力において利用する「インポート」と「エクスポート」についてご紹介していきます。

インポートとエクスポートって何？

まずはインポートとエクスポートについて解説していきます。

インポート

インポートとは「データを取り込んで入力する」といった意味のあるITワードです。たとえば「以前使っていた電話の連絡帳から取り出したデータを今の端末へインポートする」といったように使います。

インポートをする理由としては、まず効率よくデータを取り込んで活用するというのがあります。インポートがないと定型的なデータをいちいち手入力しないといけないことになってしまいますが、すでに入力されているデータがあればそれを対象ツールへ取り込むことで簡単に入力作業が終了するのがポイントです。

このようにデータ入力の効率化において、インポートは重要な役割を果たしています。ただしインポートの際は、CSVといった指定されている形式でツールへ取り込みを行わないとエラーになるので注意してみてください。

エクスポート

エクスポートとは「データを出力してファイル化する」といった意味のある単語です。たとえば「エクセルで作業したファイルをCSV形式でエクスポートしよう」というように使います。

エクスポートをする理由は「他のツールとデータを連携させる」ためです。たとえばエクセルの対象データを分析ツールで解析する場合、エクスポートしたデータをインポートできるようにしておけば作業がはかどります。エクスポートする際はツールがCSV形式でのインポートを推奨している場合が多く、そのためCSV形式にする場合が多いです。

名刺入力で、インポートとエクスポートはどのような場面で使うの？

名刺入力でもインポートやエクスポートは活用されています。

たとえばCRMツールに名刺入力したデータを連携させたい場合、一度名刺入力ツール側でエクスポートを行ってからCRMツールへインポートする作業をすることですぐ連携が可能です。また名刺管理ツールがCRM的な機能を持っている場合は、名刺データを外部からインポートすることですぐに顧客データが管理できるようになります。

このようにさまざまな場面で名刺データのインポートやエクスポートを使うので、ぜひ使い方を覚えておいてください。

まとめ

今回は名刺入力において利用する、インポートとエクスポートについてご紹介してきました。

インポートやエクスポートを行うことで、効率よくデータを出力して他ツールへ連携したりできるようになります。ただしインポートやエクスポートの際はツール側で指定されている形式でファイルを用意する必要があるので注意してみてください。

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