名刺を入力する際に問題となるのが、電話番号などのハイフンのありなしです。ハイフンは電話番号の区切り文字として当たり前のように使われていますが、処理内容によってはハイフンを付けていると悪影響が出る場合もあります。しかしハイフンがないと人間が読みにくい電話番号になってしまうのも問題です。
そこで今回は電話番号のハイフンを名刺入力でどのように扱えばよいのかを解説していきます。
目次
なぜハイフンが電話番号で必要なのか
ハイフンを電話番号において利用するのは次のような理由があります。
- 市外局番や携帯電話番号などをわかりやすくするため
- 人間がすぐ電話番号を把握できるようにするため
固定電話では最初に指定できる番号が地域によって決まっているのがポイントです。たとえば03-・・・は東京地域で使われている固定電話の番号になります。また携帯電話でも070や090など最初に割り振られる番号が契約先などによって決まっているのがポイントです。こういった区切りをわかりやすくするために、ハイフンが使われるのが一般的になっています。
またハイフンがあることで名刺入力されているデータが単なる数値ではなく、電話番号を表しているというのがすぐに分かります。ハイフン等の区切りがない場合ただの数値の羅列になってしまいすぐに電話番号と理解することが難しくなってしまうでしょう。
ハイフンを名刺入力で扱う際はどのようにすればよい？
ハイフンを名刺入力で扱う際は、次のような点に注意しましょう。
システム上ハイフンがあると悪影響が出ないか
システムによってはハイフンがあると都合が悪い場合があります。それは機械処理を行う際に、ハイフンがあると処理ができなくなりエラーが発生したりするからです。
このため名刺入力を行う際はどのような処理を行うのか、またどのようなシステムを使い管理するのか事前に把握しておくのが重要です。
国内と国外で使い方に違いがある点に気を付ける
ハイフンの使い方・区切り方は日本国内と国外で違いがあります。
たとえば国内のみの企業番号を扱う際は、通常の区切り方で問題はありません。ただし多国籍企業の電話番号を扱い、国外でも取引がある場合は+81といった国際番号を電話番号の冒頭に振る必要があります。また+81-3-・・・といったように、通常03となったりするところが省略されて3だけになるといった注意点もあります。
区切り位置を間違えないようにする
名刺入力においてハイフンの区切り位置を間違えると正常な電話番号ではなくなります。たとえば冒頭の電話番号は2ケタで区切らないといけないのに、3ケタでハイフンを入れて区切ってしまうと携帯電話番号と間違われる可能性があります。
地味ですがしっかりチェックしながらハイフンを入れましょう。
まとめ
今回は電話番号のハイフンを名刺入力でどのように扱えばよいのかを解説してきました。
基本的には社内の扱い方にもよりますが、ハイフンなしで名刺入力してしまうと確認時に分かりにくい情報となってしまいます。ハイフンを全角・半角どちらで入力する必要があるのか、また直入力してもよいのかといった注意点を事前確認してから名刺入力へ臨みましょう。
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