マイクロソフトのエクセルは歴史のあるビジネスツールであり、さまざまな企業でデータベース管理において利用されています。そして、名刺入力の際にも情報入力の効率化のため活用されているのがポイントです。
エクセルの機能を知って活用することで、単純に名刺の情報を入力して1つ1つテキストにするよりも圧倒的な効率化が達成できます。そこで今回は、エクセルで使える名刺管理関連の機能をご紹介していきます。
目次
エクセルとは？
エクセルとはマイクロソフト社が提供している、業務効率化のためのビジネスツールです。現在ではエクセルの廉価版のようなさまざまな競合ツールが登場していますが、次のような理由でエクセルのシェアは大きく落ちてはいません。
- 豊富な関数を活用できる
- オンラインで情報編集も可能
- 新機能が順次公開される
エクセルでは競合ツールにはない関数も利用できます。こういったエクセル独自の関数はトレンドを抑えた使いやすいものであるケースも多く、利便性が高いです。
またオンラインで情報編集もできます。エクセルをオンラインで接続して使うことでデータの共有や共同編集も可能です。
また必要な機能は順次公開されてエクセルで活用できるようになります。プランによっては新機能が追加されない場合もありますが、更新プランを導入すれば簡単に新機能を試すことが可能です。
名刺入力で使えるエクセルの機能とは？情報を効率よく入力して整理が可能
ここからは名刺入力で使えるエクセルの機能を解説していきます。
テーブル
エクセルには対象のデータ範囲をテーブルとして設定してデザインできるだけでなく、すぐ並び変えたり関数を追加したりできる機能があります。
使い方はまずテーブルにしたいデータ範囲をマウスでドラッグしたりしながらチェック、その後「挿入」タブ→「テーブル」といったようにメニューへアクセスして画面の指示に従い設定を行うだけです。先頭行などを見出し設定することで、テーブルがより確認しやすくなります。
プルダウン
エクセルにはあらかじめ設定した項目からすぐに入力内容を決定できるプルダウン機能があります。取引先の企業といった決まった内容を事前入力して項目化しておくことで、いちいち同じ情報を入力しなくても効率よく名刺情報を格納できるのがメリットです。
使い方はまずプルダウン項目をエクセルのセルへ入力しておき、その範囲を「データ」タブにある「データの入力規則」において範囲設定します。内容が変更になる場合はプルダウンの基になるセル範囲を更新してから入力規則にも反映するだけでOKです。エラーメッセージの表示といった機能も入力規則で追加できるので覚えておいてください。
エクセルオンライン
エクセルオンラインを利用することで、エクセルシートのオンライン編集や共同閲覧などが可能です。使い方は公式サイトへアクセスして、マイクロソフトアカウントでログインするだけです。
共同閲覧・編集したデータはローカルのエクセルでも参照できます。
まとめ
今回は名刺入力で活用できるエクセルの機能をご紹介してきました。どれも複雑な関数操作などが必要ないため、気軽に利用できます。
こういった機能を覚えてスキルアップするだけで、名刺入力の効率は一気に向上します。ぜひ名刺入力×エクセルで業務効率化を達成してみてください。
【プライバシーマーク取得！３５０社以上からのご依頼と納品実績！安くて正確で安心できる！パソコン業務・オフィス事務・軽作業などの業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用した、単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業などを社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業を外注化でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
