名刺データは、属人化のリスク回避に効果があります。属人化とは特定の人にデータが集まって偏っている状況です。

こういった状況は企業の生産性を低下させるといったリスクを引き起こします。そうならないためにも、名刺データをクラウドで共有できるようにしておくといった対策が必要です。

今回は名刺をデジタル化することで属人化を防ぐ意義をご紹介していきます。

属人化とは？なぜ起きてしまうのか

属人化とは、担当者しか必要な作業工程や必要な情報を取得して参照できていない状況を指します。属人化は特にアナログな作業環境下においてよく発生します。

たとえば営業担当者Aが取引先のデータを複数持っていながらも共有ができず、そのまま異動になったり退職した場合、取得していた名刺情報が全部社内から紛失してしまうリスクがあるのがポイントです。このように必要な名刺情報が紛失して活用できなくなるリスクは回避する必要があるでしょう。

また特定の人間しか名刺情報を持っていないと、アプローチが人によって変わってしまい質が低下する恐れまであります。このような背景から、名刺のデータ化は現在当たり前になりつつあるのも覚えておきましょう。

属人化によって発生するデメリットとは？

ここからは属人化によって、どのようなデメリットが発生するのかを見ていきます。

情報が他社へ持ち込まれる可能性がある

もし名刺情報を複数持っている担当者が転職して他社へ行ってしまうと、その際営業ノウハウだけでなく名刺に関する情報まで持っていかれてしまうリスクがあります。退職時に名刺データを他社へ持ち込まないようにルールを作ったりしないと、大変なことになる可能性もあるでしょう。

情報資産が漏洩したりするとセキュリティ面での信頼性も不安視されてしまいます。こういった状況に陥らないよう、セキュリティにも注意して名刺を管理する必要があるでしょう。

情報共有が面倒になり生産性が低下する

名刺管理が属人化していると、情報共有を都度行うのが面倒になります。共有ができたとしても担当者から関係者へメールといった手段で伝達するのは面倒ですし、ミスが起きる可能性まであります。

結果的に生産性が低下して、根本的な業務へ影響を及ぼしてしまうリスクまであるでしょう。

名刺活用に関して負担が増える

名刺が紙のまま属人化していると、名刺を参照してユーザーを分析するといった作業にも支障が出ます。担当者から名刺を集めて整理したり、目視で確認して必要なデータを抜き出したりする手間が掛かるからです。

こういった手間を減らすためにも、デジタル化を推進しながら共有がスムーズにできる環境を整備するのが重要となってきます。

まとめ

今回は名刺をデジタル化することで属人化を防ぐ意義をご紹介してきました。

名刺をデジタル化して共有できていないと、生産性の低下や担当者への負担増加といった問題が起きます。今後名刺が増えても安定した管理ができるように、今すぐにでも名刺をデータ化するべきでしょう。

弊社でも名刺のデータ化を代行しているので、気になる方はご連絡ください。