名刺をデータ化する際は、その入力方法にも注意しないといけません。ハイフン（-）を付けるべきか、補足情報はまとめるべきかなどいくつかの注意点を知っておくことでスムーズな入力が可能です。

今回は名刺をデジタル化する際に、各項目ごとにどれくらい正確性が必要なのかを解説していきます。

名刺のデータ入力に必要な正確性とは？

ここからは名刺のデータ化に必要な正確性について、項目ごとにご紹介していきます。

名前

名前については間違えると失礼になるので、1つも間違えずに入力する必要があります。ただしフリガナを付けるか付けないかがまた問題になってきます。

フリガナがはっきりしている場合は入力をしてみてください。日本の漢字は読み方がさまざまなので、フリガナがあったほうが確実です。

郵便番号

郵便番号については国内情報は7ケタで固定されているので、書き方が一定しています。正確に入力してみてください。

ただし「-」を付けるか付けないかを判断する必要があります。関数を使いながら後で追加するといった方法もあるので、後で参照しやすいようにルールを決めてみてください。

住所

住所は間違えると場所が変わってくるので、一言一句正確に入力する必要があります。問題になるのが番地等の書き方です。番地等の書き方は

• 「-」で入力する（1-2）
• 「番地」で入力する（1番地2丁目）

といった書き方があります。これも後で参照しやすい形に整えておきましょう。

会社名

会社名は正確に入力しないと失礼です。株式会社を省略するかしないかなどが問題となってきますが、この点は省略してもしなくても情報は同じなのでデータを使いやすい方法で統一しておきましょう。

電話番号

電話番号は担当者の携帯電話番号や、取引先の固定電話番号などさまざまな種類があります。連絡先が複数考えられる場合は、必要な分を抜き出して書き出す必要があります。

ただし複数電話番号を入力する際は、それぞれどこへつながるのか明記しておきましょう。また「-」の有無についても確認しておきましょう。

メールアドレス・URL

メールアドレスやURLは、1文字でも間違えると相手方へ連絡が伝わりません。そのため1つも間違えずに正確に入力する必要があります。

メールアドレスの場合、@以降の内容を間違えてはいけません。またURLの場合は「https://」といった冒頭の文言を書くか書かないか検討する必要性があります。URL入力時に冒頭の文字がなくても自動で判断が行われてつながりますが、気になる場合は記述しておいてください。

部署・役職

部署や役職等の表現は、会社ごとに微妙に異なるときがあります。会社独自の言い回しの際は、そこも含めて記載しておくと確実です。

またどのレベルの担当者なのかまで把握ができるとより活用できるデータとなります。決裁権限があるのかないのかなど、判明していれば補足情報に加えておいてください。

資格などその他

資格といった情報を記載するかどうかは会社にもよりますが、マーケティングデータとして継続的な利用を想定している場合は必要な項目を書き足す必要があります。

資格情報や決裁権限など、アプローチする際に役立ちそうな情報を抽出してデータ化してみてください。

作業が面倒な場合は外注も検討しよう！

上記のような名刺のデータ化の正確性は、確保するのが意外と難しいです。1人1人書き方が違うと参照時に面倒が増えます。

そこで外注をすれば、統一された正確なデータがすぐ受け取れるので活用しやすいです。気になる方は弊社でも外注を承っているので、ぜひ利用をご検討ください。

まとめ

今回は名刺のデータ化に伴い、どれだけ正確性が必要なのかを解説してきました。

名刺のデータ化をする際は住所や役職といった項目をどのように、どのくらい正確に記述するかが問題となってきます。自社で参照するので担当者が把握しやすい方法で書くのが重要ですが、「-」の有無など細かいところまで統一するとよいでしょう。

気になる方は外注すると面倒が減るのでおすすめです。