名刺のデータ化は単純な作業ですが、それゆえに注意点を確認しておかないとせっかくの作業が無駄になってしまう恐れがあります。入力項目や入力ルールなどを事前にチェックして入力するとミスを防げます。
もし人手が不足している場合は、データ入力代行業者の利用も検討してみましょう。今回は名刺データ化における注意点をご紹介していきます。
目次
名刺データ化における注意点とは？
名刺のデータ化を実行する際は、次のような点に注意する必要があります。
入力する項目を確認する
まずは入力すべき項目を確認しておきましょう。
名刺には
- 企業名
- 担当者名
- 公式サイトURL
- メールアドレス
- 電話番号
といったさまざまな項目があります。
マーケティングに必要な項目は一通りデータ化しておく必要がありますが、企業によっては必要ない情報もあるでしょう。
各項目を重要度に応じて分別しながら、必要な項目を選択して入力しましょう。
入力のルールを決めておく
名刺にはさまざまな形式があり、
- すべて英語で記載されている
- 入力したいのに足りない項目が多い
- 漢字にできない箇所がある
といった問題が出てくるので、出てきた際にどう対応するのか事前にルール決めするのが重要です。もしそれでも対応できない場合は方法を考え、都度ルールへ追加する考えも重要になってきます。
また表記の統一方法も重要です。
- 電話番号等の「-」は必要か
- 記号は半角・全角どちらに合わせるのか
といった点も確認しておきましょう。
入力データの最終確認も行う
入力し終えてもミスや表記漏れなどが発生する場合も珍しくありません。ですから入力担当とチェック担当をそれぞれ配置して名刺をデータ化する体制が重要です。
最終確認によって入力ミスや表記漏れが少なくなり、より名刺のデータ化が有効なものになるでしょう。
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- 人件費を削減する
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といったことが可能です。
近年ではDXといったデジタル化の考えも重要になってきており、時間を確保してでもデジタル化へ取り組む必要があります。また企業成長のためにはバックオフィス作業をなるべく削減することも必要です。
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まとめ
今回は名刺のデータ化における注意点などをご紹介してきました。
名刺のデータ化によってマーケティングで有効なデータベースができ上がりますが、入力の際は必要項目やルールなどを確認して作業を行う必要があります。
人手不足などで名刺をデータ化するのが難しい方は、ぜひ弊社のような代行サービスを活用してみてください。
