名簿の管理はデータ化がオススメ!名簿の管理時に意識すべき点とは

2021/03/26

皆さんはどのように、名簿の管理をされていますか?

クラシックに紙面上、それともモダンに電子名簿で管理派でしょうか?

…もしくは「大きな声では認められないけど名簿を管理できていない!」かもしれません!?

いずれの方法でも、なかなか名簿の情報をいつでも活用できる状態で管理できている方は少ないでしょう。

そこで本記事では、営業に役立てるための名簿の管理方法をご提案します。

①名簿をデータ化する

名簿を紙面上で管理している方や企業には、ぜひ名簿のデータ化をおすすめします。

下記のような理由により、仮に枚数が少なくても、従来の紙面上での名簿管理は不便極まりありません。

・常に確認できない

・バックアップできず、紛失すると情報をすべて失う

・名簿の情報更新が行いづらい

・共有が難しい

名簿をデータ化しておけば、外出先でも確認でき、バックアップも可能です。

さらに名簿に登録している相手に昇進や異動など変化が生じても、簡単にオンライン上で更新できるでしょう。

手書きでの追記と異なり、余白スペースの有無も心配無用です。

しかも社内で共有ができるため、効率的に営業に役立てられます。

②誰が名簿をデータ化するか?

名簿の量が少ない場合は、ご自身または自社でデータ化すると良いでしょう。

しかし、大量の名簿の場合は外注を検討される方が効率的かつ経済的です。

たとえば社員に依頼するとコア業務が疎かになる上、本来の仕事でない単純作業に時間を費やすことにストレスを感じるかもしれません。

またアルバイトを雇うのであれば、外注をする方が安く済み、作業の品質も保証されます。

③外注する際に確認するポイントとは?

失敗しない外注を実現するためには、価格と納期・品質以外にも確認すべき点があります。

ここでは、外注時に確認するポイントを把握しましょう。

①実績

実績がある外注業者の方が、出来上がりの品質に対して不安感が抑えられます。

実績がなくても素晴らしい仕事をする業者もありますが、納品されるまで「実際の」品質が分からないので不安を感じるでしょう。

特に名が通った企業が取引先であれば、偽装ではなく確かな実績として信頼できるため安心です。

②個人情報の保護

名簿は個人情報の塊です。

万が一個人情報が流出すると、流出した情報の相手に大変迷惑がかかります。

そのため、外注する業者のセキュリティポリシーを必ず確認しましょう。

まとめ

きちんと名簿を活用できる状態でデータ化しておくと、リモートでも必要となった時に確認できます。

さらに社内でも共有できるので、営業の際にとても役立ちます。

そして外注する際は、業者の実績と個人情報に対する姿勢を確認しましょう。