名簿のデータ化外注時は個人情報に注意!業者選びのポイントを紹介

2021/03/29

名簿をデータ化する際に、業者に外注される方や企業は多いでしょう。

しかし、名簿は正に「個人情報の塊」なので取り扱いに注意が必要です。

万が一にも名簿の個人情報が流出してしまうと、相手に多大な迷惑がかかる上に自身や自社への信頼も落ちます。

そこで本記事では名簿を外注する際の業者選びのポイントを、個人情報保護の観点から解説します。

名簿外注時のポイントは個人情報の扱い方

名簿を外注する際に、業者の提供するサービスの質が重要な点は当然でしょう。

サービスの質とは、データ化の品質や納期の遵守・顧客情報の保護などです。

ここでは、名簿の個人情報保護にのみポイントを絞って、業者選びの3つのチェック項目を紹介します。

①プライバシーマークの有無

「プライバシーマーク」とは、第三者によって企業が適切な個人情報保護を行なっていることを認められた証です。

第三者とは一般財団法人 日本情報経済社会推進協会で、次の基準を満たす必要があります。

・日本産業規格「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」

個人情報保護に関して、日本で最も信頼されているプライバシーマークを取得している業者であれば安心でしょう。

②実績を確認する

設立したばかりで実績がなくても、個人情報の取り扱いを徹底している企業はあります。

けれども安定した実績を築いている業者の方が、名簿の個人情報を託す上で安心ではないでしょうか?

業者に依頼する企業側にとって名簿の個人情報を漏洩すると一大事です。

そのため、継続的な該当業者への依頼は業者への信頼の証と言えます。

もちろん、名簿のデータ化代行業者が提供するサービスにも満足している結果でしょう。

取引先が有名企業であればなお良い

特に外注を検討している業者の取引先が大手企業など知っている会社の場合は、よりおすすめです。

有名企業であれば、実績の捏造が考えられにくいでしょう。

③個人情報を守る規定の有無

基礎的ですが、名簿のデータ化を依頼する前に、業者が名簿の個人情報を守る規定を定めているかを確認してください。

そして、業者の個人情報保護方針(プライバシーポリシー)の内容を把握しておきましょう。

たとえば次のような点を調べます。

・名簿の個人情報に関わる社員は、秘密保持や個人情報の保護についての書類を締結している

・保管したデータは機密性の高いシュレッダーにかける

・サイバー攻撃に耐えられる環境作り

まとめ

名簿の個人情報保護を徹底している業者は、一般的に信頼度が高いです。

価格も大事ですが、顧客との信頼関係を結ぶ上で重要な個人情報の取り扱いには、細かな注意を払いましょう。