入力代行業者に名簿の入力を頼む際の4つの注意点

2021/01/28
名簿を確認する女性

名簿の情報をデータ化したい方は多いのではないでしょうか?
そしてデータ化に伴い、業者に入力代行の依頼を検討されている方も少なくないでしょう。

実際に、大量の名簿の入力は業者が激安で請け負うため、入力代行の外注がおすすめです。
そして円滑な入力代行の依頼の実現には、ご紹介する4点を覚えておくと良いでしょう。

本記事では、入力代行業者に名簿の入力を依頼する際の4つの注意点をご紹介します。

キーボードとマウスが机に載った画像

①事前に入力代行業者に依頼する項目を決めておく

入力代行に依頼したい入力項目を決めておくと、円滑に外注できるでしょう。
入力代行をお願いできる項目と各料金は、下記でご確認ください。

なお通常単価とは、1人のスタッフが入力代行を担当する場合の料金です。
対して高精度単価では、2人のスタッフが同一の内容を入力して照らし合わせることで、より正確な入力を実現します。

入力代行を依頼する項目       通常単価         高精度単価
氏名 3円 5円
フリガナ 3円 5円
会社名 3円 5円
部署名 3円 5円
役職名 3円 5円
メールアドレス 6円 9円
電話番号(固定電話) 2円 3円
携帯番号 2円 3円
住所 5円 8円
郵便番号 2円 3円
FAX番号 2円 3円
ホームページURL 6円 9円
性別 1円 2円
生年月日 2円 3円
年齢 1円 2円

上記の入力代行できる項目以外にも対応できる場合があるので、まずは業者に相談しましょう。

相談に応えられる場合は、各項目の通常入力が1円、高精度入力が2円〜です。

②最低発注額や大量割引の有無を確認する

通常、入力代行の業者は最低発注額を設けています。

たとえば通常入力で税別20,000円、高精度入力で税別40,000円です。

また大量の名簿の入力代行依頼に対しては、ボリュームディスカウントを用意している業者も多いでしょう。

③オプションの有無を確認する

たとえば、重複している名簿の情報は不要ですよね?

しかし重複内容の確認は、骨の折れる作業です。

多くの入力代行業者は、重複チェックや重複の削除を請け負います。

料金の目安は、重複チェックのみであれば+2円、重複削除は+5円です。

さらに、ホチキス留めやホチキス外しも依頼できます。

ホチキス留めは+5円、ホチキス外しは+10円が目安です。

④納期を確認する

入力代行を実際に外注する前に、納期を確認しておきましょう。

納期の例は、下記でご確認ください。

入力代行項目    名簿枚数    納期目安

(通常入力)  

納期目安

(高精度入力)  

8項目 1,000枚 4営業日 6営業日
8項目 2,000枚 6営業日 9営業日
8項目 3,000枚 8営業日 12営業日

まとめ:名簿の入力代行を依頼する際は4点に注意しよう!

親指を立てた画像

名簿の入力代行を依頼する場合は、次の4点を念頭に置いておきましょう。

①事前に入力代行項目の決定

②最低発注額や大量割引の有無の確認

③オプションの有無の確認

④納期の確認

ご紹介した4点を先に完了していると、円滑に入力代行をお願いできるハズです!