名簿をデータ入力!データ化する5つのメリットとは

2021/01/27
紙の名簿を交換する女性と男性

皆さんは名簿を収集して、データ入力されているでしょうか?

名簿をデータ化すると、多くのメリットがあります。

特にデータ管理や検索・閲覧・共有・バックアップの手軽さは、大きなメリット5点と言えるでしょう。

本記事では、具体的に5つのメリットをご説明します。

名簿をデータ入力してデータ化する5つのメリット

キーボードとマウスの画像

あらゆる名簿をデータ入力・データ化するメリットの中で、特に大きな5つの利点を具体的に確認しましょう。

①データ管理の手軽さ

名簿をデータ入力してデータ化すると、管理は非常に簡単です。

データ化された名簿の情報は、ご希望に応じてエクセルやクラウドで管理可能です。

エクセルやクラウドで管理できると、変更・更新も随時行いやすいでしょう。

②データの検索

名簿をデータ入力してデータ化しておくと、求めている名簿情報を検索できます。

名簿データを検索できるので、瞬時に必要な名簿の情報を入手可能でしょう。

③データ閲覧の手軽さ

データ化された名簿は、どこからでも閲覧可能です。

たとえば外出先で確認ができるので、急遽営業先への連絡・訪問も実現するでしょう。

また名簿情報をオフラインでも見れるようにしておくと、インターネット環境がなくても閲覧できます。

たとえばテキストファイルやエクセルファイルはダウンロードしておけば、オフラインで使用可能です。

ただし、無料版のエクセルではダウンロード不可である点にご留意ください。

④共有の手軽さ

データ入力してデータ化された名簿は、簡単に会社中で、または特定の社員と共有ができます。

名簿情報を共有できれば、営業の効率化に繋がるでしょう。

名簿を入手した社員に、営業に伺う前に話を聞くことも可能です。

⑤バックアップの手軽さ

名簿情報をデータ入力すると、エクセルやテキストファイルまたはクラウドなどに保存されます。

データ化された名簿情報は、メモリにも落としてバックアップを取ることが可能です。

またクラウドに名簿データを保存すれば、万が一デバイスが故障しても消失の恐れはありません。

紙の名簿では一度失うと取り戻せないので、バックアップの手軽さ・消失の恐れの無さは、データ化の大きなメリットでしょう。

まとめ:名簿をデータ入力してデータ化する5つのメリット!

「いいね」と満面の笑みで親指を立てたポーズをとる男性

データ入力して名簿をデータ化する5つのメリットをご紹介しました。

次の5つの事項が手軽な点は、名簿のデータ化の優れた利点と言えます。

①名簿の管理

②名簿の検索

③名簿の閲覧

④名簿の共有

⑤名簿のバックアップ

大量の名簿のデータ入力には膨大な時間を要するので、ぜひ激安の外注サービスをご利用ください!