名簿を効率的に入力・データ整理する3つのコツとは?

2021/01/26
長い紙の名簿の列を見て困惑する男性の画像

顧客名簿や従業員名簿に記載すべき情報を収集した段階で満足して、入力・データ整理せずに放置していませんか?

名簿は活用しない限り、価値がありません。

そして名簿を活用するためには、まずは入力、次に名簿を見やすくするためにデータ整理が必要です。

本記事では、名簿を効率的に入力・データ整理する つのコツをご紹介します。

名簿の入力やデータ整理には、途方もない時間がかかるので、ぜひコツを活用なさってください!

名簿の入力・データ整理の3つのコツとは?

名簿と鉛筆が映った画像

ここでは、名簿の入力・データ整理の3つのコツを具体的に確認しましょう。

①入力項目を決める

プロの入力代行業者では、全てを入力するのではなく、入力項目を決めています。

名簿の全情報は、必ずしも必要ではないでしょう。

名簿の情報を全部入力していると、時間がかかって仕方がありません。

効率的に作業するためには、名簿の入力したい項目を先に決めておきましょう。

たとえばプロの代行業者で入力する項目は、次のような箇所です。

・氏名

・フリガナ

・住所

・郵便番号

・電話番号(固定電話)

・携帯番号

・FAX番号

・メールアドレス

・会社名

・部署名

・役職名

・ホームページURL

・性別

・生年月日

・年齢

②入力前に重複箇所を確認する

入力作業をこなしながら、重複する箇所に気づくことは意外と難しいでしょう。

そのため、入力を始める前に重複箇所を確認して、削除することをおすすめします。

③外注を検討する

厳密にはコツとは言わないかもしれませんが、名簿のボリュームによっては外注を検討してはいかがでしょうか?

名簿の入力・データ整理は単純作業ですが、大量になると非常に時間がかかります。

業者は名簿の入力・データ整理を、激安で請け負っています。

アルバイトを雇うよりも、外注する方が安いでしょう。

仮に社員に名簿の入力・データ整理を依頼した場合も、業者に依頼する方が安くなる可能性が高くなります。

コア業務への支障と仕事の成果の低下が予想されるためです。

まとめ:名簿の入力・データ整理は3つのコツを意識して行おう!

パソコンに入力する女性の画像

名簿の入力とデータ整理における、以下の3つのコツをご紹介しました。

①事前に入力項目を決めておくこと

②作業開始前に重複箇所を確認・削除しておくこと

③外注を検討すること

実は最もおすすめのコツは、業者に名簿の入力とデータ整理を依頼することです。

名簿の入力・データ整理に要する時間を考えると、激安で外注できるため、実質的にはコスパが良いからです。

名簿の枚数が多い場合は、ぜひ外注をご検討ください。