名簿入力の外注|パンチ入力よりデータ入力を選ぶべき理由とは

2021/01/15
名簿を確認する女性

紙面やPDFファイル、画像ファイル、手書き資料による名簿などを見やすく整理したい方は多いのではないでしょうか?

名簿入力してデータ化すると、より簡単に管理することができます。

しかし大量の名簿入力は大変なので、外注がおすすめです。

ではパンチ入力とデータ化してくれる業者、どちらが良いのでしょうか?

パンチ入力とデータ化の違いとは?

タイプライターの写真

「パンチ入力」と「データ入力」は、同義語に聞こえますよね?

けれども微妙に意味合いが異なりますので、まずは両者の意味を確認しましょう。

パンチ入力

「パンチ入力」では資料に記載されている通りに、一語一句を入力します。

仮に重複があっても資料通りに入力するので、重複箇所を省きません。

「パンチ入力」は資料を文字通りに入力して、作業完了後にミスの確認をする作業と捉えて良いでしょう。

データ入力

正確に言うと、「データ入力」には「パンチ入力」の作業内容も含まれます。

「パンチ入力」との大きな違いは、次のような調整を行う点です。

特定の箇所のみを入力する

たとえば、名簿の氏名と電話番号・メールアドレスのみを入力してデータ化します。

仮に名簿に住所の記載があっても、顧客からの依頼がなければ入力しません。

顧客は業者の用意する対応リストから、自身が必要な項目の入力を依頼しましょう。

業者の対応項目は、名簿の場合は下記のようになります。

・氏名

・フリガナ

・郵便番号

・住所

・固定電話の番号

・携帯番号

・FAX番号

・会社名

・部署名

・役職名

・メールアドレス

・ホームページURL

・生年月日

・年齢

・性別

上記以外にも相談すると、対応してもらえる項目があります。

特にデータ化したい箇所があれば、まずは業者に相談なさってください。

重複チェック・削除をする

重複の有無を確認したり、顧客の要望に応じて重複点を削除します。

・ホチキス外し・ホチキス留め

たとえば、いくつかの束に分別してホチキス留めした名簿を一つにまとめたい方は多いのではないでしょうか?

このような場合は、各々のホチキスを外して、新たに一つの束にまとめてホチキスで留める依頼が可能です。

まとめ:データ入力は、パンチ入力にオプションを足したイメージ

自分で書いた文字が分かりにくくて、電話口で困っている男性

パンチ入力だけでなく、名簿をデータ入力すると大変便利です。

重要でないポイントは入力項目から省くので、入力のコストの削減にもつながります。

さらに重複を確認・削除してもらえば、整理した名簿を入手できて見やすくなるでしょう。

是非名簿の入力を依頼する際は、データ入力をお選びください!