Wordを使って名簿を作成する方法

2019/06/10

名簿を自分で作成しようすると、エクセルで作る方法をまず考えるかと思います。エクセルには自動で並べ替えたり、必要な情報だけを検索する機能をつけることができたりと、名簿に必要な機能をとても多くつけることができます。ですので、名簿を自分で作成するときにはエクセルを使用するのがもちろんいいでしょう。

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ですが、もしかしたらエクセルの使い方がわからなかったり、エクセルを持っていない場合があるかもしれません。そんな時エクセルがなくても、ワードがあれば名簿が作成できます。エクセルのように検索したり並べ替えたりということはできませんが、簡単な名簿であれば作成できるでしょう。今回はワードを使った名簿作成の方法をご紹介したいと思います。

 

 

ファイルを作成する

エクセルで作成する時と同じく、まずは新規ファイルから新規ファイルを開くを選択して、新規保存をします。どこに保存したかわからなくならないよう、しっかりと保存先を選択してから保存しましょう。

 

 

表を作成する

次に元となる表を作成します。表とは複数の四角い枠が縦と横に並んだ状態の物を言います。また並んだ枠の一つ一つを「セル」と言います。そしてセルが横に並んでいる集まりを「行」といい、縦の集まりを「列」と言います。

表を作成するには、まず画面上の挿入タブをクリックし、表を選択します。表を選択すると行と列の数を選べますので任意の数に設定して下さい。行と列の数は後から変更できますので、大体の数で大丈夫です。名簿を作成する上で基本的に入力する項目は「氏名」「フリガナ」「郵便番号」「住所」「電話番号」「生年月日」というようになると思いますので、列を6に設定し、行は入力を予定している件数に設定すればいいでしょう。件数がわかりやすいように、一番最初に番号を入力する列を作成してもいいでしょう。

 

 

 

 

項目を入力する

表ができたら次に文字を入力します。一番上の行を選択し、まずは項目を入力します。一番左から「氏名」「フリガナ」「郵便番号」「住所」「電話番号」「生年月日」の順に入力し、下の行から順番に個人情報を入力していきます。

入力するポイントとしては、「文字のフォント・サイズを統一する」「フリガナ・数字は半角で統一する」「文字と枠の間を開ける」「余分なスペースを入れない」「記号・絵文字は使用しない」があります。きちんとした入力する際の法則を決めて、一定の法則に従って入力しましょう。バラバラの法則で入力してしまうと見ずらくなってしまいます。

 

 

色をつける

項目の入力が終わったら、最後に見やすいように色付けをします。一番上の行には項目が入力されていますので、目立つように文字と背景の色を変更しましょう。

文字の色を変更する方法は、ホームタブの「A」と表示されているアイコンで、下に色付きのアンダーラインが引いてあるものがあると思います。そのアイコンの右にある小さい三角をクリックすると色を変更することができますので、色を変更する部分を全て選択してから、赤など目立つ色に変更しましょう。

背景のカラーの変更方法は、画面上部から「表のデザイン」を選択し「塗りつぶし」アイコンの右側にある小さい三角を選択し、こちらもわかりやすいように色を変更することができます。

 

まとめ

今回は、ワードを使った名簿の作り方をご紹介しました。ワードを使用して名簿を作成した場合、一覧表示のみの名簿は作成することができますが、検索機能や並べ替えはできませんので、そのような機能をつけたい場合はエクセルを使用して作成しましょう。

また個人で管理できる程度の少ない件数ならいいのですが、大量の名簿データを入力する場合はとても時間と労力を使用します。そこで代行業者に依頼することにより、効率よく名簿を作成することができますので上手に活用しましょう。