社員名簿や顧客名簿を自分で作成している人も多くいると思います。そして多くの場合、自分で名簿を作成するのにエクセルを使用しているでしょう。 名簿を編集する作業に、氏名を入力してさらに「性」と「名」を分割させたり、統合させたりする作業があると思います。このような作業をする場合、ひとつひとつを個別に行うと、とても時間がかかり効率的ではありません。 そこで今回は、効率よく「性」と「名」を分割する方法をご紹介したいとお思います。今回ご紹介する方法は「フラッシュフィル」という機能を使った方法です。フラッシュフィルを使うには、オートフィルを使う方法と、リボンを使う方法の二つがあります。    

オートフィルを使って、性と名に分割する方法

オートフィルは連番など規則性があるデータを入力する際、最初にデータをいくつか入力すると、あとは規則性に従って残りを自動的に入力してくれる機能です。オートフィルに含まれる機能にフラッシュフィルもあります。  

性と名の列を作る

使用方法は、まずは分割した後に性と名を入力する列を事前に作成します。作成した列の見出しには「性」「名」と入力しておき、セルの幅も文字数を考慮して調節しておきます。分割する前の氏名は性と名の間に全角スペースを作っておきます。  

手入力で一つ目を分ける

次に、一番最初のデータのみ、手入力で性と名に分けます。分けた性をデータを入力したい範囲のセルにコピーします。やり方は、入力した性にカーソルを合わせると、カーソル右下に小さな四角が表示されます。その小さな四角にカーソルを合わせるとカーソルの形が変わります。その状態で入力したいセルのところまでドラックします。すると最初に入力した性が選択した全てのセルにコピーされます。この機能のことを「オートフィル」と言います。  

フラッシュフィルを使う

オートフィルで性をコピーしたら、ここでセルを選択した状態で右下に表示される「オートフィルオプション」をクリックして、フラッシュフィルを選択します。すると、オートフィルでコピーした性が変化して、個別の性になります。もし、文字列がきちんと変化しない場合は、規則性を判別できなかった可能性があありますので、もう一つ手入力で性を入力してから、再度フラッシュフィルを試してみましょう。 同じ手順をすることにより、名も簡単に分割することができます。フラッシュフィルは二列同時に作業することはできませんので、このように分けて作業しましょう。        

リボンを使って、性と名を結合させる

次にリボンを使って分割した性と名を結合し、一つの名前にします。こちらもまずは、結合した名前を入力する列を作成します。結合した後の名前の文字数を考慮してセルの幅を調節しておきましょう。  

一つ目を手入力する

そして、オートフィルを使用した時と同じように、一番最初のセルに性と名を結合させた名前を一つだけ手入力します。結合した名前をあとからまた分割できるように、性と名の間に全角スペースで区切っておくといいでしょう。  

フラッシュフィルを適用させる

一つ目を入力したらフラッシュフィルを適用させます。適用させる範囲のいずれかのセルを選択し、画面上にある「データ」を選択し、表示される「フラッシュフィル」をクリックします。すると名前が入力された範囲に、性と名が結合されたものが入力されます。基本的にはこの操作方法で結合することができますが、もし全ての性と名が結合していなければ、正しく規則性が判断されなかった可能性がありますので、その場合はフラッシュフィルの操作をやり直してみましょう。    

まとめ

今回はフラッシュフィルを使って、名簿入力の時に簡単に名前を性と名に分割したり、また結合させたりする方法をご紹介しました。この方法を使用することにより、名簿入力をより効率よくできるようになるでしょう。 ただ、名簿入力は件数が多くなればなるほど時間と労力が必要となる作業です。もし自分で入力するのが困難であったり、とても手間だと感じた時は、専門の名簿入力代行業者を活用することをおすすめします。