郵便はがきや宅配便、DMなど、名簿情報は日常生活からビジネスまで、幅広く使用する機会が多いですよね。しかし、紙媒体のままの名簿情報では使い勝手が悪く管理も大変です。そこで名簿をデータ化しようと考えたとき自分で作成する場合もあるかと思います。入力する名簿データが膨大であれば業者に依頼したほうがいいと思いますが、データ量が少ない場合は自分で作成してもいいでしょう。 そんなときに悩んでしまうのが、どのソフトで名簿を作成すべきかという点です。名簿を作成するソフトには有料のものから無料のものまで、様々なものがあります。その中でもおすすめなのが「Microsoft Excel」です。表計算ソフトでは有名なエクセルですが、名簿作成でも非常に活躍します。そこで今回は名簿を自分で作成するときに、エクセルで作成したほうがいい理由をいくつかご紹介したいと思います。    

便利な機能が揃っている

エクセルをおすすめする理由の一つとして、名簿作成をするさいに便利な機能が揃っていることがあげられます。その機能をいくつかご紹介します。  

オートコンプリート

オートコンプリートとは同じ列に入力されている文字と、同じ文字をはじめに入力すると、予測して候補を表示してくれる機能です。似たような文章を入力するときには、文字を入力する手間が省けてとても便利な機能になります。  

オートフィル

オートフィルとは、通し番号のように連続して順番に数字を入力するときにとても便利な機能です。まず、元になる数字を入力して、そのセルの右下にある◼️にカーソルを合わせて、必要な範囲まで下方向にドラッグします。すると選択した範囲内に同じ数字が入力されると思います。このままでは連番ではありませんので、さらに右下に表示されているオートフィルオプションをクリックし、連続データを選択します。すると連続して数字に変換されると思いますので、この機能を使うと簡単に連番が入力することができます。  

自動でフリガナをつけられる

エクセルでは自動でフリガナをつける機能があります。まず、氏名などが入力された、フリガナをつけたいセルを選択します。次に右クリックをすると「ふりがなを表示」という項目がありますので、それを左クリックします。これだけでフリガナを表示させることができます。さらに表示させるフリガナは、画面上のホームタブにある『A』と表示された項目を選択することにより、ひらがなや全角カタカナと表示を変えたり、配置する場所を変えることができます。  

簡単に日付入力ができる

エクセルでは、日付を「平成◯◯年◯◯月◯◯日」というような和暦表示にあとから変更することができます。エクセルでは「18/1/1」と入力すると「2018年1月1日」と自動で西暦に変換してくれます。さらに和暦にしたい場合は、変換したい日付のセルを選択し、右クリックをしてセルの書式設定を選択します。次にカレンダーの種類を和暦に変更し、種類を変更したい表示形式に設定します。これで日付の表示を簡単に変更することができます。        

管理しやすい

名簿作成をエクセルですることをオススメする二つ目の理由として、管理しやすいことがあげられます。エクセルには「オートフィルター」という機能がついており、この機能を使用すると検索機能を使用することができます。検索するキーワードを入力することにより、必要な情報だけを瞬時に表示することができますので、名簿データを活用するときにはとても便利な機能です。    

使い回しができる

エクセルをオススメする三つ目の理由といて、年賀状ソフトやワードなど、その他のソフトにも読み込むことができるという点があげられます。せっかく作成した名簿データですから、様々な用途に使用すべきでしょう。そんなときにエクセルで作成しておけば、多くのソフトに読みこむことができますので、多くの場面で活躍させることができます。    

まとめ

今回は、自分で名簿を作成するときは、エクセルで作成したほうがいい理由をいくつかご紹介しました。少ない量の名簿データであれば、エクセルで使いやすい名簿が作成できるでしょう。しかし、データ量が多い場合、作成するにはとても労力を必要としますので、効率よく作成するためにも代行業者に入力を依頼することをオススメします。