名簿情報は名刺やハガキなど紙媒体のケースが多いと思います。そのような場合、名簿をデータ化するためには費用や労力を必要とするでしょう。そのため紙媒体のまま名簿情報を保管してはいないでしょうか？

名簿をデータすることで非常に多くのメリットがありますので、今回は名簿をデータ化するメリットと、アナログ管理するデメリットについてご紹介します。

   

保管スペースが必要ない

名簿をアナログ管理すると保管場所にスペースが必要なります。量が多くなれば多くなるほどスペースも広く必要になるでしょう。また、管理するために人材も必要になります。名簿をデータ化すればスペースの必要がなくなりますし、管理に必要としていた人材も不要になります。    

効率よく検索できる

名簿情報をデータ化することの大きなメリットとして、検索作業を効率よく行えるようになります。もし何か必要なデータがあった場合に、アナログ管理だと情報を探し出すのにかなりの労力を必要とします。情報の量が多くなれば多くなるほど探し出す労力は非常に大きくなるでしょう。 しかし、名簿情報をデータ化すれば必要な情報はすぐ検索できますので、そのなことがなくなります。とくに、外出先で名簿情報が必要になったときはアナログ管理では一度保管場所に移動しなければなりませんが、データ化しておけばどんな場所からでもその場で探し出すことができます。    

情報を共有できる

アナログ管理だと1人の人が情報を閲覧していると他の人が閲覧することはできません。また外部で使用する必要があり、持ち出してしまうと他の人が使用することもできなくなります。 しかしデータ化すれば全員で情報を共有することができます。複数人で情報を使用して業務を遂行することができますので、効率よく業務を進めることが出来ます。        

劣化しない

名簿をアナログ管理していると、年数がたつことによって紙媒体が劣化してしまいます。場合によっては文字が見えなくなったり、必要な部分が破れてしまうかもしれません。もしそのような状態になってしまうと、修正するのは労力を必要としますし、場合によっては修正が困難になるでしょう。 しかし、データ化しておけば劣化することはなくなります。いつまでも見やすくきれいな状態で保管しておくことができるでしょう。    

バックアップを取っておける

アナログ管理だと情報が紛失してしまう可能性は非常に大きいです。さらに一度紛失してしまうと二度とその情報は復元することができないでしょう。 もしかしたら火事や地震などの災害にみまわれるかもしれません。そのような場合、アナログ管理だと避難時に情報を全て持ち出すことは困難です。名簿情報は貴重な情報ですので紛失してはいけませんし、簡単にもう一度情報を収集できる物でもありません。 しかし、データ化してセキュリティ管理をしっかりすれば、紛失する可能性はな限りなくゼロになります。災害などで消失したとしてもバックアップをとっておけますので、情報を復元することが可能になるでしょう。    

まとめ

今回は名簿をデータ化するメリットと、アナログ管理することによるデメリットについてご説明しました。 名簿はデータ化することにより様々なメリットがあります。もし名簿をデータ化するか迷っている方がいらっしゃれば、データ化して業務を効率よく行うことをオススメします。