ちょっとした手間で業務効率化!ファイルデータ整理のポイント3つ

2020/12/14

データ入力の際は入力中だけでなく、入力後の作業にも気を配る必要があります。特に作成したファイルを保存する作業は、適当にやるとデータが散らかり作業が非効率になる原因を作り出してしまいます。

データ整理を行い適切な管理を行うことで、作業に無駄がなくなり頭も整理しながら作業をこなせるようになるでしょう。

今回はデータ整理を進めたい方向けに、整理するためのコツを3つに分けて解説していきます。

データ整理は会社全体の作業効率化にも効果あり!

データ整理を行うと自分の使っているパソコンのデータがすぐに把握できるようになり、データを探したり保存したりする際に余計な時間を掛けなくて済みます。

さらに現在ではクラウドストレージなどを使ってメンバー間でファイル共有するのも一般的です。この際ルールがないと適当にファイル名を決めてクラウドストレージへ保存するかもしれませんが、共有時にファイルの場所が分かりにくくなるのでよくないです。ルールを決めて指定の方法でファイル共有を行うことで、会社全体の作業効率化も見込めるようになります。

簡単に実行できる!データ整理を効率化するための3つのポイント

ここからは簡単に実行できる、データ整理を効率化する3つのポイントをご紹介していきます。

ファイル名の規則を決定する

まずはファイル名に関して保存規則を決定しましょう。

  • 保存した日付を記載する(例:20200707)
  • データ内容を記載する(例:invoiceなど)
  • バージョンの番号を記載する(例:バージョン2のファイルであれば「02」など)

ファイル名の各項目は、「-」や「_」などで分けて項目が分かりやすいようにするのもポイントです。

フォルダ名規則も決定して、保存階層数やフォルダごとの保存数を決める

フォルダ名もファイル名と同じように、種類が分かるように保存名を決めます。そして保存する階層の数やフォルダ内のファイル保存件数なども決定しましょう。

階層については深すぎると何のファイルが入っているか確認しにくくなります。2~3階層程度にとどめておくと分かりやすくて安心です。

またファイル保存件数は20個など、フォルダを開いて一覧がすぐ分かる程度にしておくのがよいでしょう。

定期的にチェックを行い問題がないか確認する

人間はミスをするので、規則を用意していても知らないうちにルール外のファイルやフォルダが混ざってしまう可能性もあります。ファイルやフォルダがルール通りに保存されているか、月に一度といった頻度で定期的に確認してみましょう。

気になる部分があれば情報を共有して是正できるようにしておくと安心です。

まとめ

今回はデータ整理のポイントを3つに分けて解説してきました。

データ整理を行うためには、ファイル名やフォルダ名の規則を決めながら保存階層や保存件数に気を付けるとよいでしょう。また定期的なメンテナンスにより、ルールを徹底させることも重要です。

ぜひデータ整理を効率化して無駄な作業を減らしていきましょう。