文字入力は単純な作業なのでいかに効率化できるかがポイントです。そして最近では人の手ではなく、機械によって入力を効率化する事例も出てきました。 代表的な事例が「RPA」です。RPAを活用できれば、人員を割かずに文字入力業務を自動化してコスト削減や業務効率化などを実現できます。 今回はRPAが気になる方向けに、概要や特徴などを解説していきます。

文字入力などの単純作業を完全自動化！RPAとは

RPAとは「ロボットと呼ばれるプログラムにより、ビジネス作業を自動化できる技術やツール」を指します。RPAはアメリカで利用が広まった後日本でも認知度を高めてきました。 RPAでは「シナリオ」として業務プロセスをプログラム化し、決まった順番で作業が進むように調整を行っていきます。成功すれば今まで人力でやっていた作業をRPAにすべて任せることが可能です。 ただし自動化できない業務もあるので、事前に業務切り分けやRPAの導入可能な部分の洗い出しなどを済ませておく必要があります。

OCRなどとの組み合わせでさらなる効率化が可能！RPAの特徴

RPAを導入すると次のような特徴があります。

文字入力などの単純作業が自動化される

RPAでは

• Webサイトから決まった部分を抜き出して入力を行う
• システムにデータを保存する
• メールを指定された内容で自動送信する

といったことが可能です。 文字入力といった単純作業が自動化される分、総合的にはかなりの無駄な時間が削減されて作業が効率化します。従業員の負担削減にも効果があるでしょう。

従業員が収益に直結する業務に集中できるようになる

RPAにより浮いた時間は

• 営業戦略を考える
• 新しい商品やサービスを立案する
• 分析を行って課題点や解決方法などを考える

といった収益に直結する業務に割けるようになります。 単純作業に圧迫されて本来重要な業務に手を付けられない方も多いですが、RPAを活用できれば問題は解消します。

OCRなどと組み合わせれば自動化範囲を拡大できる

RPAは単独でも効果を発揮しますが、他システムとの組み合わせでさらに効果が増大します。 たとえば「OCR（光学文字認識技術）」システムと組み合わせれば、

1. OCRで書類から文字を自動で読み取る
2. 読み取ったデータをフォーマットへ入力する
3. データベースとしてシステムへ保存する

といった一連の作業を自動化できるので作業効率化が実現します。

まとめ

今回はRPAの概要や特徴などを解説してきました。 RPAを使えば、文字入力といった単純作業が自動化されて時間に圧迫されなくなります。結果的により重要な業務に時間を割いて効率よく業務をこなせるようになるでしょう。 ただしRPAは柔軟性に欠けます。「人の手を借りながら柔軟に効率よく文字入力を終わらせたい」という場合は、専門業者に代行したほうがよいです。 ぜひ自社の現状に合わせた方法で文字入力作業を効率化してみてください。