文字入力を行った後はデータをファイルとして保存する必要があります。ファイルの保存形式にはいろいろありそれぞれにメリット・デメリットがあります。 文字入力作業を行うときはそれぞれのファイル形式の特性を理解して適切な保存形式を選べるようになると安心です。 今回は文字入力について知識を深めたい方へ向けて、文字入力の際重要となる保存フォーマットの種類について解説していきます。

データ容量や書式有無などが違う！保存フォーマットの重要性

文字入力したデータは共有するためにクラウドストレージにアップロードしたり、メールで送信したりする必要があります。その際データ容量がどれだけあるかは重要です。 データ容量が必要な保存フォーマットはクラウドストレージを圧迫したりメールで送信できなかったりする可能性がありますが、リッチなデータを残せます。またデータ容量がそんなに必要ないフォーマットの場合は残せるデータが少ないですが、容量を圧迫しないので気軽に保存できるのが特徴です。 また開けるソフトの種類も違うので、保存の際はルールを確認して必要な形式を選ぶ必要があります。

文字入力の際よく利用する、代表的な保存フォーマットをご紹介！

ここからは文字入力の際よく利用する、代表的な保存フォーマットを解説していきます。

「.doc」や「.docx」

Wordで編集した書類を保存する際の基本的なフォーマットです。 テキストだけでなく書式や表などのデータも保存できます。またGoogleドキュメントといった互換ソフトウェアでも開いたり、保存形式として選択できたりします。 ただしメモ帳といったソフトウェアでは開けず、画像などを入れるとデータが増えるのがデメリットです。

「.xls」や「.xlsx」

Excelで編集した書類を保存する際の基本フォーマットです。 書式データや画像などを保存できるのでリッチな見た目を確保できます。見やすいデータベースを制作したい際にも適している形式です。 ただし開けるソフトウェアが限定されており、容量も増えがちなのがデメリットになっています。

「.csv」

カンマで値を区切ったテキストデータです。 メモ帳でテキストデータとして開ける他、Excelや互換ソフトウェアでも開いて内容を確認できます。データもテキストベースなので軽く扱いやすいです。 ただし書式は反映されないので、Excelで編集する際は注意が必要なのがネックです。

「.pdf」

電子書類に広く用いられているファイル形式です。 ブラウザーからも簡単に開けますしレイアウト崩れがあまりありません。そのため最終稿として変更の必要がない書類の保存形式としてもよく使われます。 ただし編集する際は専用のソフトウェアが必要です。

「.txt」

シンプルなテキストデータです。 テキスト以外の情報を保存していないので最も軽いデータフォーマットです。単に文字だけを入力して共有したい場合は活用できます。またメモ帳やWordなど開くソフトウェアが限定されないのもメリットです。 反面可読性については、改行といった限られた形でしか読みやすさを調整できないので確保しにくいのがデメリットになっています。

まとめ

今回は文字入力の際重要となる保存フォーマットの種類について解説してきました。 文字入力の際は書類の利用用途に合わせて、適した形式を選んで保存する必要があります。何でもWordやExcel形式で保存すればよいわけではありません。 ぜひフォーマットの違いを理解して必要な形式を選べるようになってみてください。