データ入力時に計算を自動化しよう!Excelで活用できる関数をご紹介

2020/12/23

「Excel」を用いてデータ入力を行う方法は、数値を計算して活用する際にも広く用いられている手法です。

単に数字を「+」や「-」といった記号を使って計算することも可能ですが、Excelにはさまざまな関数が用意されています。関数を活用できるようになればデータ入力作業が効率化しますし、他の人に頼らなくても自動で楽に計算が可能です。またExcelだけでなく互換ソフトウェアや「Googleスプレッドシート」などにも応用ができるのもポイントです。

今回はExcelでのデータ入力および数値計算を効率化したい方へ向けて、ビジネスで使える関数を厳選してご紹介していきます。

関数を使うのと使わないのとでは、作業効率に大きな違いが出てくる!

関数についてよく分からず、単にExcelを文字入力のためのツールとして使っている方もいらっしゃると思います。しかしExcelに関してちょっとでも関数のスキルがあるのとないのとでは大きな差が発生するのがポイントです。

たとえば「YES」と「NO」を行ごとの条件によって入力するケースがあるとします。行ごとに自分で判断してYESかNOを入力してもよいですが、Excelには「IF」関数があります。IF関数を用いればExcelが条件を自動で判断してYESかNOを入れてくれるので自分で入力する必要はありません。

他にもさまざまな関数を使えるようになると、自分で工夫して作業を効率化できます。

利用頻度が高い!おすすめのExcel関数

ここからは利用頻度がビジネスにおいて高い、おすすめのExcel関数をご紹介していきます。

VLOOKUP

データの一覧表から一部データを抜き出して、他のExcelのセルへ表示する関数です。一覧表があれば必要なデータのみを抜き出して他のセルへ入力できるので、データ入力作業が効率化します。

式は「VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)」です。「検索値」を「範囲」として指定したデータの一覧表から探し出して(一覧表の一番左からデータを探す)、その左から何番目の(行の左から何番目の)データを取り出すかを「列番号」で指定します。「検索方法」については省略できるので、難しいと感じる場合は省略しても構いません。

IF

指定条件を基にTRUEかFALSEかを判断して、値を返す関数です。「ある関数でエラー処理をしたい」というときも、IFと組み合わせて条件分けしながら計算ができるので便利です(IF関数のTRUEかFALSEでエラー処理内容を記述して、エラーでない場合は指定関数の計算を行うなど)。

式は「IF(条件,TRUEの場合,FALSEの場合)」です。関数を入力したセルの値を確認して、TRUEかFALSEかを確認します。他の関数と組み合わせて使えるようになると複雑な計算も自動化できるので覚えておきましょう。

SUMIF

指定したセルの合計を計算する「SUM」をより細かく利用できるようにした関数です。指定条件を基に条件に合ったセルだけの計算を行います。「男だけの合計を出したい」といったときに使えます。

式は「SUMIF(条件を判断するセル範囲、条件、実際に合計するセル範囲)」です。「条件を判断するセル範囲」と「実際に合計するセル範囲」は、同じ行に属している(横並びになっている)のが基本です。ずれていると計算結果が変わってしまうので注意しましょう。

まとめ

今回はデータ入力に使えるExcelのおすすめ関数をご紹介してきました。

VLOOKUPやIF、SUMIFなどは利用頻度の高い関数です。頻度の高い関数を中心に使えるようにしていけば、短時間で作業効率化が見込めます。

ぜひ時間を少しだけでも取って、関数の勉強をしてみてください。