【Word編】データ入力を効率化するためのショートカットキーを解説

2020/12/21

データ入力の際「Word」を使ってデータを書類化する方も多いと思います。

Wordには作業効率化のためのさまざまなショートカットキーが用意されています。学習しているのといないのでは大きな差が出てくるので、なるべくたくさん覚えて活用できるようにしたいところです。

今回はWordでの入力効率を改善したい方向けに、今すぐ使えるショートカットキーを解説していきます。

Wordのショートカットキーは、他のソフトウェアやサービスでも利用可能!

Wordは「Microsoft」の代表的なオフィスサービスの1つであり、世界中で使われています。そのため互換性のある類似ソフトウェアやサービスも複数提供されており、システムも似ているのがポイントです。

つまりショートカットキーにおいても流用できるものが多いので、Wordのショートカットキーは他のソフトウェアやサービスでのデータ入力作業も効率化してくれます。たとえば「Ctrl+C」や「Ctrl +V」といったショートカットキーは、基本的にWordの類似ソフトウェアであれば利用できるはずです。

データ入力時間の無駄がなくなる!おすすめのWordショートカットキー

ここからはWordでデータ入力する際に使える、おすすめのショートカットキー一覧をご紹介していきます。

  • Ctrl+N:新規に書類ファイルを作成する
  • Ctrl+O:開きたいファイルをファイルエクスプローラーから探す
  • Ctrl+S:上書き保存する、Googleドキュメントでは自動保存されるので必要ない
  • Ctrl+W:編集中ファイルを閉じる、保存していないとデータがなくなるので注意
  • Ctrl+A:全文章を選択する、データのみをまとめてコピーしたいときなどに便利
  • Ctrl+Z:作業を一つ元に戻す、限界はあるが複数回作業を戻すこともできる
  • Ctrl+Y:作業を繰り返す、押した分だけ作業繰り返しが可能
  • Ctrl+B:選択中文字を太字にする
  • Ctrl+Enter:次のページへ移動して文章を入力できるようになる
  • Shift+Enter:段落内で改行を行う

どれも利用頻度が多く、覚えておくと煩わしいデータ入力作業が必要ないのでミスも減少します。ただし間違ったキーを押してエラーが発生する可能性もあるので、Ctrl+Zで問題があったときは元に戻せるようにしておくと安心できるでしょう。

他にもいろいろショートカットキーはありますが、まずは上の10個を完璧に覚えておくだけでも作業効率が向上するでしょう。

まとめ

今回はWordで使えるショートカットキーをご紹介してきました。

1つ1つの効率化効果は小さくても、ショートカットキーを複数普段使いすれば総合的にかなりの作業時間短縮やエラー解消などが見込めます。基本的なショートカットキーを覚えて、無駄な作業を減らしてみてください。

また「ショートカットキーを覚えても時間が足りない」という方は、データ入力を代行してもらえる業者を探してみましょう。