文字入力を内製するデメリットとは?外注したほうが業務効率化になるかも

2020/12/08

「文字入力は単純な作業だから、わざわざ他社に任せる必要はない」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし事業規模が大きくなり業務量が増えると、文字入力に関する作業も増加して本来の業務を圧迫する危険性もあります。

文字入力に関してノウハウを蓄積して、自社で代行サービスを提供したいと思っていないならば、外注したほうがコスト的にも安上がりになる可能性が高いです。

今回は文字入力を内製するか外注するか迷っている方へ向けて、内製のデメリットを参考になるようご紹介していきます。

【業務効率化の面やコスト面などで不利】文字入力を内製するデメリット

文字入力を内製すると次のようなデメリットが発生する可能性があります。

従業員が本来の業務に集中できなくなる

文字入力作業はルール通りに文字をキーボードで入力していく単純な作業です。ですから文字入力はカテゴリー分けすると、「ノンコア業務(自社の利益に直接かかわりにくい業務)」に該当します。

しかし従業員は、

  • 製品やサービスの開発
  • 分析によるマーケティング戦略の立案

といった「コア業務(自社の利益に直結する業務)」に集中しないといけません。

それにもかかわらず文字入力作業が増加して時間に追われるようになると、本来時間を充てるべきコア業務へ従業員が集中できなくなる環境ができ上がってしまう可能性があります。

文字入力作業に余計なコストが掛かる

文字入力作業は単純作業ですから「いかに短時間で文字を入力してコストを削減できるか」がカギになります。

しかし自社の従業員に文字入力を任せてしまうと、いくらタイピングが速くても対費用効果で考えるとコストが見合わない可能性が高いです。

たとえばポイントサイトではミニゲーム形式で、名刺などの文字入力作業に利用者が取り組めるようになっています。ミニゲーム形式では1名刺入力当り0.1円相当のポイントといったように、格安で企業が入力代行を任せられるようになっているのがポイントです。

ポイントサイトの事例のように文字入力は外注すると格安で済む場合が多いので、内製してもメリットが得られにくい場合が多いでしょう。

入力ミスが発生する

文字入力を内製するとどうしても入力ミスが発生してしまう可能性があります。ダブルチェックといった仕組みを導入していても、専門の視点で見ているわけではないので効率よく作業が進まない可能性もあります。

業務上重要な書類を文字入力する場合、入力ミスを見逃すと大きなトラブルにつながる危険性もあるので注意が必要です。

社内リソースを有効活用できるように!文字入力作業は外注しよう

文字入力作業を外注すると、

  • 従業員が本来の業務に集中しやすくなる
  • 総合的なコストを見ると内製するより安くなりやすい
  • 文字入力代行専門業者であればプロの目線で無駄のない業務を遂行してくれる

といったメリットがあります。

専門業者に依頼するとそうでない方に依頼する場合と比べてコストは掛かりますが、内製するよりは安く済みますし正確性も高いです。「文字入力時に項目編集といった多少複雑な作業が必要」という場合は、専門業者に依頼したほうが安心できます。

弊社では1文字当り3.5円から文字入力作業を代行しています。くせのある手書き資料にも対応していますので、まずはお問い合わせください。

まとめ

今回は文字入力作業を内製するデメリットを解説してきました。

文字入力作業を内製すると業務効率化やコスト面などでデメリットがあります。専門業者に外注したほうが正確性が高いですし、業務効率化促進やコスト削減などにもつなげられます。

文字入力作業を内製するか外注するか迷っている方は、ぜひ今回の記事を参考にどちらにするか決定してみてください。