紙のアナログ資料においてデータ入力を行い加工して、パソコンやスマートフォン等で共有できるようにするニーズはとても高いです。しかし、データ化する際にどの方法で保存して活用するかは会社によって変わってきます。

そこで今回は、紙の資料をどんな形式で保存して活用できるのか、その種類や特徴を比較しながらご紹介していきます。

紙の資料をテキストデータ化する際、どのような保管形式があるの？

まずは紙の資料をテキストデータ化する際に、どのような保管形式があるのかをご紹介していきます。

PDF

アドビ社が開発・提供している最も一般的なテキストデータ形式の1つです。印刷物にはよくPDFが使われています。

PDFは共有性において大きなメリットがあります。というのも対応したソフトウェアさえあれば、ほぼどのデジタル機器でも同じような見た目で文書を確認できるからです。他のファイル形式だと環境によって文字化けしたりといった状況が発生するリスクがあります。

ただしその分編集が少々やりにくいのがデメリットです。機能があれば編集自体はできますが、他の形式と比較すると時間が掛かる場合があります。

TXT

パソコンに最初からインストールされているメモ帳等で使われているファイル形式です。非常に簡素な作りとなっており、基本的に文字データのみで構成されています。

そのため要点をまとめたり、短い文章だけを確認したい際は便利な形式です。データ量も軽いのでいくつでも気軽に作成できます。ただし装飾してレイアウトを追加できないのがデメリットです。たとえば文字フォントを変更したり、色替えしたりはできません。

HTML

Webサイトの構築に使われているファイル形式です。パソコン・スマートフォン等にHTMLファイルが保存されていれば、Webブラウザー経由で確認することができます。

通常資料を確認するだけの場合は、PDFやTXTを使ったほうがよいです。しかし「許可を取った上で資料データを引用してWebサイト上で公開する」といった場合は、最初からHTMLタグで資料を加工しておくとすぐに公開ができるので便利です。

Word

Microsoft Officeを使っている場合よく目にするファイル形式です。クラウドツールを使って文書編集などを行う時代では以前よりはっきり目にする場面が減りましたが、それでも現役で活躍しています。

資料に画像を挿入したり、文字へ箇条書きしたり装飾したりするのも簡単です。さらに対応ソフトウェアがあれば、細かい編集が容易にできるのもメリットになっています。

ただしMicrosoft Office以外のソフトウェアでファイルを開くと、レイアウトがいびつになったりするデメリットがあります。そのため共有性には少々難があると覚えておいてください。

資料に適した保存形式は内容によって変わる

資料に適したデータ形式は状況によって変わります。

たとえば共有性を最重要視する場合は、レイアウトが確保しやすいPDFがおすすめです。またデータ量の軽さ等を最も重要視する場合はTXTだと安心できるでしょう。

また資料データ化において何が必要なのかを事前に文章化して、保存形式を都度変更することも必要となってきます。

まとめ

今回は資料をテキストデータ化する際に、どの形式で保存するとよいのかを解説してきました。

資料をテキストデータ化する際は、PDFやTXTといった方法で保存が可能です。情報量やデータの軽さ、共有の手軽さなどに違いがあるので事前に検討してどの形式を活用するのか決めておきましょう。

弊社でも資料のテキストデータ化代行を受けております。主にPDFかTXTでの納品となりますが、それ以外にも対応できるのでぜひお声がけください。

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