資料のテキスト化を代行サービス会社へ依頼する際は、事前に注意点等をまとめて問い合わせ時に送信する必要があります。依頼書として注意点等をまとめる際は、どこを整理して確定・共有する必要があるのかをチェックしておきましょう。

今回は、資料のテキスト化を依頼する際の書類の作成ポイントを分かりやすく解説していきます。

依頼書作成のポイント！共有すべき点をまとめてチェックしておこう

依頼書を作成して資料テキスト化の依頼時に送信する際は、次の点に注意しましょう。

業者がどの方法で書類を受け取れるのかを確認する

まずは依頼書作成の際、どのようなタイプを業者側が求めているのかを確認しておいてください。

昔は書類で送付を行ったり、電話を行ったりして共有する必要性がありましたが、今では問い合わせフォームへ情報を入力して送信する方法が一般的になっています。スムーズな情報共有ができるように、依頼予定の業者がどの方法で書類共有ができるのか事前にチェックしておきましょう。

どんな項目を共有する必要があるのかを確認する

業者によってどんな項目を共有する必要があるのかは少し違いますが、大体次のような項目はヒアリングされると思ってよいでしょう。

• 作業の種類
• 会社名等の基本情報
• 依頼数量・時期・納期
• 具体的な依頼内容

作業の種類については、複数の代行業務を請け負っている業者だと聞かれます。問い合わせフォームでヒアリングされるケースだとプルダウンから決定するだけが多いので楽です。

会社名や依頼者の部署・氏名など基本情報も当然聞かれます。間違いがあると業者が混乱してしまうので正確に記載しておいてください。

依頼数量についてはどのくらいの件数を依頼するのか予定を記載して、その後依頼時期がいつくらいになるのかも記載しておきます。さらに希望する納期も設定しておきましょう。納期等については問い合わせ後にすり合わせが発生する場合もあるでしょう。

具体的な依頼内容は最も重要です。見ただけで課題や依頼内容等がすぐ分かるように整理された文章で共有しましょう。

複数の業者へ共有できるようにしておく

資料のテキスト化を依頼する際は、どの業者へ依頼するのかをすぐ決めるのはおすすめしません。複数の業者を比較して決定するほうが重要です。

ということで依頼書の内容を複数業者へ共有できるようにフォーマットをまとめて、一斉に送信できるようにしておくと安心です。複数業者を比較できるマッチングサービスだと、依頼書をデータで一斉共有できるケースがあります。

スムーズな資料テキスト化の依頼はビーアウトまで

ビーアウトでは電話・問い合わせフォームにて資料テキスト化等を受け付けております。問い合わせフォームだと24時間いつでも情報送信ができるのでおすすめです。電話については10時~18時、営業日に対応いたします。

まとめ

今回は資料のテキスト化を依頼する際の書類の作成ポイントを分かりやすく解説してきました。

業者が対応している方法で、必要な項目を記載して共有するのが重要です。複数業者を比較する際は一斉に依頼書を共有できる準備も重要です。

ぜひ資料のテキスト化を最適な業者へ依頼できるようにしておいてください。

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