資料をテキストデータ化して共有しやすくするためには、それなりの時間が必要です。どのくらいの時間が必要なのかは、テキスト化の方法によっても違いますが、文字数や件数が多いと当然時間が掛かります。
今回は資料をテキストデータ化する際の必要時間をご紹介していきます。
目次
資料をテキストデータ化する際に時間を左右する項目とは？
まずは資料をテキストデータ化する際、時間を左右する項目をご紹介していきます。
データ化の方法
資料をテキストデータ化する際、主に考えられる方法は
- 自社で内製して作業する
- 外注する
の2つです。
内製作業の場合は事前に業務工程をスケジュール化して完了予定日などを決めていきます。ここがスムーズにいかないと無駄な時間を消費してしまうので注意が必要です。ちなみに1から手作業で行うよりも、OCR等を使って一部工程を省略したほうが作業時間短縮にちな画ります。
外注する場合は、依頼内容通りに業者がスケジューリングをしてくれるので安心です。その代わりきっちり希望納期通りに作業が完了しない可能性があることも考えて、すり合わせを事前によく行う必要性があります。オプション等を活用すれば料金は増えますが、短納期で納品されます。
作業人数
作業人数は資料のテキストデータ化の作業時間に直結する項目です。簡単な話作業人数が2倍になれば、終了時間も2分の1に短縮されるでしょう。
内製の場合は作業量に見合った人数を確保できるかをまず考え、余裕があればすぐ終わるような人数を用意しましょう。また外注の場合はどのくらいの人数が作業に当たるのかを事前に確認しておくと安心です。
文字数・件数・種類
当然文字数が多いほど作業時間が掛かります。それにデータ化が必要な資料の数が多いと作業時間はかなり必要です。
さらに手書きの書類が多いようであると判別やツール認識などが通常文字より難しくなるため、より時間が掛かる点を頭へ入れておいてください。
資料のテキストデータ化に掛かる時間目安とは
以下は資料のテキストデータ化で発生する時間の目安です。
- 活字、10万文字：6営業日
- 活字、20万文字：9営業日
- 手書き、10万文字：10営業日
- 手書き、20万文字：15営業日
※ビーアウトの文字入力代行を参考に記載
同じ文字数で対応する文字の種類を比較すると（活字と手書き）、文字の種類によって必要な営業日が1.5倍以上違うのが分かります。
資料のテキストデータ化作業の際は、文字の種類が活字と手書きどちらが多いのか確認して、どのくらい時間が発生するか見積もってみましょう。
まとめ
今回は資料のテキストデータ化において発生する作業時間をご紹介してきました。
データ化する方法や作業人数、文字量や書類量、文字種類などによって時間は変動します。手書き文字が多いとツール認識も難しくなるため、対応ができない場合は外注したほうが安心です。
ぜひ自分に合った方法で、適切な作業時間を確保して資料をテキストデータ化してみてください。
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