テープ起こしを依頼する際課題になるのが、テープ内データの機密保持です。テープの中には外部に知られたらまずい情報が混じっている可能性があります。 テープ起こしを外注してもらう際は、機密情報に関する取組について詳しく説明している業者を選びましょう。 今回はテープ起こしに機密情報が入っている際の注意点などをご紹介していきます。

外部漏洩に注意！機密情報が入っている音声データを扱うときの注意点

機密情報が入っている音声データを扱う際は次の点に注意しましょう。

どのくらいの機密レベルなのかを見極める

音声データの機密情報にもいろいろあります。

• 社内では周知だが社外に漏れるのはよろしくない情報
• 社内でも一部の人間しか知らないような機密情報

機密レベルによっては外注するのが怖いケースもあるでしょう。その場合は無理をして依頼しようとせず依頼できる分だけ外注するのも手です。

機密の内容によってアクセス権限を区別する

もしテープのデータに機密情報が入っている場合は、必要な人員にだけアクセスが許されるような権限管理が必要です。必要のない人員まで簡単にアクセスできる状況であれば情報漏洩の危険が高まってしまいます。

• パソコンといったローカル環境で管理する場合はパスワードを掛ける
• クラウドでの管理の場合はアクセス権限機能を使って管理を行う

といったポイントを押さえて上手に機密を管理しましょう。

情報管理に関するルールを社内で設けておく

テープ起こしで使うデータも含めて、社内で機密に該当する情報をどうやってルール付けて管理するかは重要です。

• 誰が責任を持って管理するのか
• 具体的にどうやって管理するのか
• 情報が漏洩した場合どのような罰則が適用されるのか

といった内容を詳しく作り込んで情報管理を適正化しておくと信頼できる企業として認識されやすくなります。

テープ起こしを外注する際は、業者がプライバシーポリシーをしっかり書いているかチェック！

テープ起こしを外注できる信頼性の高い業者を選定する際は、プライバシーポリシーを詳しく書いているかまずはチェックしてみましょう。 たとえば弊社では次のようなプライバシーポリシーを用意しています。 特商法/プライバシーポリシー

• 個人情報の取得、利用、提供
• 法令・規範の遵守
• 個人情報の適切な管理

といった項目でポリシーを説明しているので気になる方は読んでみてください。 その他プライバシーマークを取得しているかといった点もチェックしておくと安心です。

まとめ

今回はテープ起こしに機密情報が入っている際の注意点などをご紹介してきました。 テープ起こしで扱うデータには今後展開する予定のサービスといったものに関連する情報が混ざっている可能性があります。機密レベルを設定して適切に管理するといった管理対応が求められるでしょう。 外注する際はプライバシーポリシーが明瞭といった点を確認して機密情報を適切に扱える業者を選んでみてください。