名簿帳を手書きで作成していたり、手書きで人事異動のメモを追加していたり… 名簿にデータする情報を手書きで保管している方も少なくないでしょう。 名簿のデータ化を外注する際に、個人情報が手書きであっても問題ありません。 本記事では業者が対応できる名簿の原稿形式を紹介します。

名簿データはクセのある手書き文字でも可能

業者によりますが、名簿の原稿はクセのある手書き文字でも可能です。 日本国内で日本人スタッフが作業する場合は、クセ字でも解読できます。 また、転職や異動など相手の立場の変化を名簿に書き込まれている場合もあるでしょう。 国内で働く日本人スタッフなので日本語特有の表現も理解できるため、メモの書き方についても心配ありません。

紙の名簿や手書き資料のデータ化

送料はお客様の負担となりますが、記帳済みの紙名簿や手書き資料はそのまま業者に送付可能です。 事前に、データ化する箇所を業者に伝えておいてください。 紙名簿ならびに手書き資料を受け取った業者は、事前の取り決めに応じて必要事項をデータ化します。

画像データのデータ化

業者はJPGやPDFなどの画像データにも対応しており、画像データからのデータ化も可能です。 たとえばスマートフォンなどで名簿を撮影した画像も、スキャナーで読み込んだ画像も送付できます。

データ化された名簿の納品形式

データ化された名簿の納品される形式は、テキストファイル「.txt」やExcel「.xls」などの形式です。 もし他の形式での納品を希望される方は、データ化の依頼前に相談されると良いでしょう。

業者に渡す名簿原稿の情報保護

名簿は個人情報の塊なので、業者に依頼する際に情報の漏洩が不安な方は多いのではないでしょうか？ 出来る限り、「プライバシーマーク」を取得している業者への依頼をおすすめします。 プライバシーマークは一般財団法人　日本情報経済社会推進協会が認めた、個人情報の適切な扱いを証明する印です。 日本で最も信頼されているマークで、プライバシーマークを取得している業者であれば個人情報の取り扱いについては、大方安心して良いでしょう。 プライバシーマークを取得していない業者の場合は、しっかりと業者に個人情報の取り扱い方を確認してください。 そして業者の個人情報の保護方針に納得できたら、名簿のデータ化を依頼しましょう。

まとめ

たとえ名簿をクセのある字で手書きしていても、業者にデータ化を依頼する際には問題ありません。 また紙名簿や手書き資料はそのまま、または画像データとして業者に送付可能です。 業者の個人情報の取り扱い方針に注意して、名簿のデータ化の依頼をしましょう。