テレワーク時代にデータ化した名簿は必須!メリットとは

2021/03/31

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、現在テレワークが急速に浸透しています。

テレワークが普及すると、データ化した名簿が欠かせません。

名簿をデータ化しておくと、テレワークでも営業に活用できるためです。

本記事では、テレワークに必須のデータ化した名簿のメリットを紹介します。

データ化した名簿とは?

まずは、「データ化した名簿」をご存知でしょうか?

ITが当たり前になる前は、手書きの名簿帳などの紙名簿が普通でした。

比較的新しい企業などでは、エクセルなどを用いて名簿をデータ化して管理しているケースが一般的でしょう。

しかし歴史が長い企業などでは、依然「紙名簿のまま」の場合も多いのではないでしょうか?

「データ化した名簿」とは、名簿の情報を入力・データ化してデジタルで確認できる状態にすることです。

そのため、ITツールを利用してデジタル環境で仕事を行うテレワークでは、デジタルで使えるデータ化した名簿は大活躍します。

データ化した名簿のメリット

続いて、データ化した名簿の数あるメリットから、いくつかの例を確認しましょう。

テレワークでのデジタル名簿の効率的な利用方法として、ぜひ参考になさってください。

①社内で共有できる

データ化した名簿は、エクセルやテキストなどのファイル形式で保管できます。

または、デジタル名簿は任意のファイル形式やクラウドでの管理も可能です。

よって社内で一元管理ができて、社員間で名簿情報を共有できるようになるでしょう。

様々な社員が集めてきた名簿の情報を共有できれば、営業に役立つことは間違いありません。

加えてデジタルで管理しているため、データ化した名簿はテレワークでも活用できます。

②相手に関する情報の更新を行いやすい

名簿相手の役職や部署などに変更が生じた際に、紙名簿では変更点を記入するスペースなどが無いケースも多いのではないでしょうか?

そのため、分かりにくいメモとして変更点を記入しなければいけない事例も多々あります。

データ化した名簿は相手の情報の追加や変更が簡単で、かつ更新後も確認しやすい名簿状態を保てるでしょう。

③家からでも確認できる

現在は、在宅でテレワークをされている方も多いかと存じます。

テレワーク時にもデータ化した名簿であれば、家で確認できるので役立つでしょう。

ただし必要に応じて、事前に企業側は社員に権限の付与が必要です。

まとめ

データ化した名簿情報をテレワークで活用すると、営業効率は格段に向上します。

紙名簿の量が多い場合はデータ化の外注がおすすめです。

社内のスタッフやアルバイトに頼むよりも安くできるので、ぜひ名簿のデータ化の外注を検討されると良いでしょう。