皆さんは名簿を収集して、データ入力されているでしょうか？ 名簿をデータ化すると、多くのメリットがあります。 特にデータ管理や検索・閲覧・共有・バックアップの手軽さは、大きなメリット5点と言えるでしょう。 本記事では、具体的に5つのメリットをご説明します。

名簿をデータ入力してデータ化する5つのメリット

あらゆる名簿をデータ入力・データ化するメリットの中で、特に大きな5つの利点を具体的に確認しましょう。

①データ管理の手軽さ

名簿をデータ入力してデータ化すると、管理は非常に簡単です。 データ化された名簿の情報は、ご希望に応じてエクセルやクラウドで管理可能です。 エクセルやクラウドで管理できると、変更・更新も随時行いやすいでしょう。

②データの検索

名簿をデータ入力してデータ化しておくと、求めている名簿情報を検索できます。 名簿データを検索できるので、瞬時に必要な名簿の情報を入手可能でしょう。

③データ閲覧の手軽さ

データ化された名簿は、どこからでも閲覧可能です。 たとえば外出先で確認ができるので、急遽営業先への連絡・訪問も実現するでしょう。 また名簿情報をオフラインでも見れるようにしておくと、インターネット環境がなくても閲覧できます。 たとえばテキストファイルやエクセルファイルはダウンロードしておけば、オフラインで使用可能です。 ただし、無料版のエクセルではダウンロード不可である点にご留意ください。

④共有の手軽さ

データ入力してデータ化された名簿は、簡単に会社中で、または特定の社員と共有ができます。 名簿情報を共有できれば、営業の効率化に繋がるでしょう。 名簿を入手した社員に、営業に伺う前に話を聞くことも可能です。

⑤バックアップの手軽さ

名簿情報をデータ入力すると、エクセルやテキストファイルまたはクラウドなどに保存されます。 データ化された名簿情報は、メモリにも落としてバックアップを取ることが可能です。 またクラウドに名簿データを保存すれば、万が一デバイスが故障しても消失の恐れはありません。 紙の名簿では一度失うと取り戻せないので、バックアップの手軽さ・消失の恐れの無さは、データ化の大きなメリットでしょう。