今ではインターネット上のサーバーにアクセスしてサービスを利用する「クラウドサービス」が一般的になっています。その中でも「クラウドストレージ」は、企業が業務に必要なデータを格納する先として高い人気を誇っています。
名刺・原稿・アンケート・書類など、スキャニングした書類もクラウドストレージへ保存すれば、色々なメリットを受けられるのがポイントです。
今回はスキャニングした書類を活用したい方向けに、クラウドストレージにスキャンした書類を保存するメリットをご紹介していきます。
目次
クラウドストレージとは
クラウドストレージとはインターネット上にある巨大なデータ保管庫です。パソコンに搭載されている保存領域と同じようにデータを保存できます。
クラウドストレージには
- Googleドライブ：Googleスプレッドシートといった独自機能が利用可能
- One Drive：MicrosoftのサービスなのでExcelやWordなどとの連携機能が充実
- Drop Box：提携しているサービスが多く他Webサービスのデータも保存しやすい
などさまざまなサービスがあります。
「自社ではExcelやWordを使う機会が多いからOne Driveにしよう」など、目的に応じて使いたいクラウドストレージを選べると安心です。
共有が楽になる！スキャンしてデータ化した書類をクラウドストレージへ保存するメリット
ここからは、名刺・原稿・アンケート・書類などスキャンした書類をクラウドストレージへ保存するメリットを解説していきます。
共有が簡単になる
せっかくスキャンしてデータ化した書類を、メールといった方法で共有するのは非効率です。またメールの場合送信できるデータ容量に上限があるのも問題になります。
クラウドストレージへ保存してアクセスURLを共有すれば、シンプルにデータ化した書類を共有可能です。手間が掛からない分共有に関するミスも減りますし、メールと違いデータ容量に余裕があるので大きいデータも楽に共有できるようになります。
マルチデバイスでいつでも確認できる
スキャンしてデータ化した書類がメンバーのローカル環境にあると、社外からは確認が難しいです。
しかしクラウドストレージへ保存している場合、アカウントさえあればいつでも確認が可能です。パソコンだけでなくスマホやタブレットからでも確認しやすいので、外出先からもすぐ必要な書類データを閲覧できます。
事業継続性確保につながる
万が一自社で火災や地震などが発生した場合、社内に保存しているデータはすべて消える可能性があります。データが消えると仕事ができなくなるため、事業継続が難しくなってしまいます。
しかしクラウドストレージへスキャンした書類を含めデータを保存していると、自宅からでも事業を続けられるので事業継続性を確保可能です。企業として安全に仕事を行うためには、保険としてクラウドストレージへデータを保存することをおすすめします。
まとめ
今回はクラウドストレージとは何か、そしてそのメリットなどをご紹介してきました。
スキャンしてデータ化した書類をクラウドストレージへ設置すれば、共有も簡単になりますしどこからでもマルチデバイスで閲覧ができます。また事業継続性の観点からもクラウドストレージの活用は重要です。
セキュリティをどう確保するかといった課題もありますが、ぜひ体制を整えてクラウドストレージを使ってみてください。
