コロナウイルスの影響でテレワークが広がっています。緊急事態宣言が解除されて元の出社形式に戻る企業もいましたが、将来的にもテレワークでの働き方を推進していく必要があります。

テレワークを実践する際に紙の書類は大きな障害となっています。紙の書類をスキャンして電子化して使えるようにすることが、テレワーク成功の第一歩です。

今回はテレワークを成功させたい方向けに、紙の書類をスキャニングして電子化する際のポイントを解説していきます。

ペーパーレス化が重要！テレワークでは紙の書類が最大の障害に

PDF開発元としても有名な「アドビ株式会社」では、2020年3月に「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表しました。

そこではテレワーク実施において感じた業務上の課題として、

• 1位：会社にある紙の書類が確認できない・・・39.6％
• 2位：プリンター、スキャナーが手元にない・・・36.2％
• 3位：他メンバーの仕事進捗が確認しにくい・・・35％

などが挙げられています。

紙の書類を社外から確認できず、業務に支障が出ている実態が浮かび上がりました。

紙の書類が必要にもかかわらず共有がされていないと、わざわざ書類を確認するためだけに出社する必要があります。通勤の時間も無駄になり非効率です。

テレワークを成功させるためには、紙の書類を電子化してインターネットで共有できるようにしてみましょう。

テレワークを実現するためには？書類をスキャンする際のポイントを解説

ここからは書類をスキャンしてペーパーレス化を実現する際のポイントを解説していきます。

紙が一番だという思い込みを社内でなくしていく

日本企業ではいまだに「紙の書類が一番だ」という考えが根強く残っています。確かに現時点では電子化できない書類もいくつかありますが、コロナウイルスが蔓延している中で古い考えを持ったままだと企業として取り残されてしまう可能性があるので危険です。

マーケティング分野で有名な「ガートナー ジャパン株式会社」では、「紙にまつわる組織文化と思い込み」がテレワークにおける代表的な紙問題として紹介しています。テレワークを進めるためには、まず現代では紙を電子化して効率よく管理する必要があることを社内全体で認識してもらい、紙以外の課題も含めて抜本的な改革を行っていく必要があるでしょう。

必要な書類だけを選定して電子化する

テレワークを進める際にすべての書類を電子化する必要はありません。社内にある書類をすべてスキャンして電子化しようとすると、膨大な時間とコストが掛かってしまいます。

仕事に必要な利用頻度の高い書類を中心に、スキャンを行い電子化する姿勢も重要です。

電子契約システムにより、押印も電子化する

書類のスキャンに関して落とし穴となるのが押印です。書類をスキャンして電子化してしまうと、すでに押印されていても改ざんが簡単なので法的効力の面でも不安があります。

現在ではクラウドで利用できる電子契約システムが登場しています。電子文書の正当性を証明できるように、電子契約システムを導入することも忘れないようにしましょう。

まとめ

今回は、テレワークにおいて紙の書類を電子化・データ化していく上でのポイントを解説してきました。

テレワーク成功のためには、紙の書類をインターネット共有できるように電子化する必要があります。スキャンして電子化する際は紙の書類への古い考えをなくして必要な書類を選定していく必要があります。

また電子契約システムの導入も忘れないようにしてみてください。