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書類を電子化する方法
既存のデータを電子化する場合、いくつかの選択肢があります。自分で行う場合
書類の電子化を自分で行う場合、自分でスキャナーを用意して書類をスキャンし、PDF形式などに変換して保存するという方法があります。 オフィス用の複合機のスキャン機能を使えば高速で電子化が可能ですが、例えば社内の全書類をスキャナーに通したり、そのあとのデータをあとで検索しやすいように一枚一枚名前をつけて分類ごとに整理する必要があるのですから、一から全ての書類を電子化しようとする場合などには専用の業者に依頼する方が現実的と言えます。業者へ依頼する場合
業者へ委託する場合、電子化する書類を全て渡し、代行でスキャンからデータ化してもらう流れとなります。
メリット
コスト削減
書類の電子化は様々なコストを削減してくれます。そもそもの書類の印刷費用。書類管理の自動化による業務削減。デジタルデータにしてしまえば保管スペースだって必要ありません。検索性の向上
目当ての書類を検索するのが簡単になります。書類を電子化する際にOCRで変換しておけば本文中のキーワードで検索することも可能になります。仕事の効率化
紙の書類を持ち歩かなくてよく、持ち出しの承認や書類の決済、回覧が容易になり、仕事の効率が上がります。資料の経年劣化がない
紙の書類というのは温度や湿度の変化に弱く、長期の保存に向きません。しかしデジタルデータなら経年劣化の心配が必要ありません。デメリット
取引先に左右される
冒頭でも述べたように、いまだに紙の書類でやりとりしている会社は沢山あります。取引先が請求書を紙で欲しいと要求してきた場合、一方的に電子請求書を送るわけにもいかないでしょう。場合によっては教育が必要
業種や年代によってはIT機器を使用したことがなかったり、縁遠い社員がいることでしょう。そういう場合には電子化した書類の取り扱いについて社内で教育するコストが掛かります。データが消えることがある
電子データは事故やハッキングによって、一瞬で消えてしまう恐れがあります。そのためにもこまめなバックアップやセキュリティ対策は欠かせません。ネットワークの影響を受ける
データをどこに置くのかにもよりますが、書類データへのアクセス、移動は通信環境の影響を受けます。
