アンケート結果や、資料、作文など、様々な紙に書かれていたり印刷されているテキストを、テキストデータに変換する作業をデータ入力と言いますよね。そんなデータ入力作業ですが、聞いただけでは簡単そうで誰でもできそうな気がします。いざ作業をしようかと考えたとき、実際に作業してみると本当に簡単なのか？逆に難しいのか？また必要なスキルはあるのか？など、気になるところもあるかと思います。そこで今回は、データ入力作業は、本当は難しいのか？簡単なのか？また、どのようなスキルが必要なのかについてまとめてみました。        

データ入力は簡単？難しい？

データ入力作業は、必要な項目をあらかじめ決められたルールに沿って入力を繰り返していく作用ですので、ある程度のスキルがある人であれば簡単な作業かと思います。しかし、同じ作業を延々と繰り返すわけですから、集中力や注意力を必要とします。全くパソコンを使ったことがない人や、タイピングスキルが未熟な人にとっては非常に難しい作業になるでしょう。 タイピングスキルはデータ入力作業をしながら身につけられるかもしれませんが、ある程度の速度まで上達するにはやはり時間もかかりますので、上達するまでの期間は精神的にきつい時期が続くかもしれません。そんな時でも向上心を持ってコツコツと作業を続けられる人であれば、スキルアップの意味も含めてチャレンジしてみるのもいいでしょう。        

データ入力に必要なスキル

ブラインドタッチ

データ入力作業をするうえで、必須ではありませんがブラインドタッチはできた方がいいでしょう。当然のことながらデータ入力はタイピング速度が早ければ早いほど作業効率は上がりますし、作業時間も減りますので時給換算にしたときにより高額にすることができるでしょう。同じ作業をしたとしても、ブラインドタッチができる人とできない人であれば、時給にすると2~3倍変わる場合もあります。    

自己管理能力

データ入力作業は、長時間同じ作業を繰り返しますので、自己管理能力も必要になります。どの程度のペースで進めれば決められた期日までに作業を完了できるか、逆算して目標を明確にし、コツコツと作業しなくてはなりません。また、長時間作業するわけですから、こまめな休憩も必要でしょう。集中力と注意力が切れた状態で作業してしまうとミスをする可能性が高くなってしまい、もし入力間違いや入力漏れをしてしまうと、修正に時間を必要としてしまい、余計な手間で作業効率が悪くなってしまいます。そのようなことがないように、しっかりと自己管理ができ、作業できる能力が必要でしょう。      

コミニュケーション能力

あまりイメージがないかもしれませんが、データ入力作業にはコミニュケーション能力も必要になってきます。作業を進めていると、必ず発生するのが手書き文字が読みにくく、なんと書いてあるのかわからない場合であったり、漢字や専門的な語句の読み方や意味が分からないといった、入力が困難になる状況です。 そのようなときは必ず依頼者にどのように対処するか確認したほうがいいでしょう。また、事前に依頼者に起こりうるケースも確認しておき、その場合の対処法を打ち合わせしておくのもいいでしょう。もし入力が困難な状況になり、自分で勝手に判断してしまったり、確信もなくなんとなくで入力してしまうとかえって修正することになってしまったり、依頼者からの信頼をなくしてしまうかもしれません。クオリティーの高いデータ入力作業をするためにも、ある程度のコミニュケーション能力も必要でしょう。      

まとめ

今回は、データ入力作業は簡単なのか？難しいのか？また必要なスキルについてお話しました。データ入力は簡単なように見えて、実はかなりの労力を必要とする作業です。もちろんある程度のスキルがある人であれば作業可能でしょう。しかし、パソコンに不慣れな人であったり、タイピングに自信のない人、急を要する案件などは自分たちでやろうとはせずに、業者に依頼した方が確実で効率よく作業できるでしょう。