最近では、スマートフォン、ノートPC、タブレットの普及により場所を選ぶことなく電子情報を共有できるようになりました。とくにここ数年のネットワークの進歩にはめまぐるしいものがあります。このような環境の中で、データ入力によるオフィスのペーパレス化にはとても多くのメリットがあるのをご存知でしょうか？ペーパレス化にすることにより、作業の効率化やコスト削減をすることができます。今回はそんなオフィスのペーパレス化について詳しく説明していきたいと思います。

そもそもペーパレス化とは？

ペーパレス化とは、様々な資料や、顧客名簿、アンケート用紙など数多くある紙媒体を全てデータ化し、保存、管理、共有することです。データ入力はもちろんですが、SuicaやPASMOなどのIC系交通電子マネーや、商品を買った時などの明細や領収書のメールでの発行もペーパレス化の1つです。また、最近では「e-文書法」により、決算書類、領収書、契約書などの公的な書類もデータとして保存することができるようになり、これもペーパレス化と言えるでしょう。

ペーパレス化のメリット

コスト削減

ペーパレス化の大きなメリットとして、コスト削減が上げられます。一口にコストと言っても色々ありますが、一つは資源的なコストです。オフィスでは毎日、コピー用紙やファックスなどで大量の紙資源が使用されています。ぺーパレス化によって紙資源が節約できます。また、紙資源を使用することがなくなれば、購入する必要がなくなりますので金銭的なコストも削減できるでしょう。

保管スペースの削減

ペーパレス化をすることにより、データを保存する場所を用意する必要がなくなるのもメリットの一つです。データの量が多くなればなるほど保存するスペースは広く必要になるでしょう。公的な資料を保存する場合は過去数年分も保存する必要がありますから、場合によっては一部屋全て保存のために必要となります。ペーパレス化によって、このような余分なスペースが必要なくなり、その他の有効なことに活用することができますし、オフィスもスッキリして気持ちよく業務を行えるでしょう。

必要な情報をすぐに取り出せる

紙媒体で保存していると、いざ必要なデータを探そうとした時、とても労力を必要とします。きちんと整理整頓されていて、探しやすい状態になっていればまだいいのですが、整理整頓されておらず、乱雑に保管されている場合もあるでしょう。中には探した結果、紛失しているケースも考えられます。ペーパレス化によりデータ保存しておけば、必要な情報は検索すればすぐ探し出すことができますし、紛失する危険性もなくなるでしょう。

情報管理の効率化

データで情報を管理すれば、効率よく情報を管理することができるでしょう。例えば不必要になった情報を削除したい時、紙媒体であれば資料を探し出してシュレッターにかける必要があります。また情報が増えてきたり、同じカテゴリーの情報が追加された時も、同じカテゴリーの情報を一度探し出してか追加しないといけないでしょう。このように紙媒体であれば、情報を管理する際にも労力を必要としますが、データ化することによりこのような手間を省くことができるでしょう。

データの保存状態の向上

紙媒体で保存していると、年数が経過することにより変色してしまったり折り目がついてしまったりと、保存状態は劣化していきます。また場合によっては破れてしまったり、紛失してしまうこともあるでしょう。データ化して保存すれば、劣化することもなくなり、万が一紛失したとしても、バックアップを取っておけば復旧させることも可能でしょう。

まとめ

今回は、ペーパレス化によってオフィスにどのようなメリットがあるかいくつかご紹介しました。ペーパレス化は導入する際にコストが発生しますが、それを上回る数多くのメリットがあります。オフィスのペーパレス化を進めていき、ストレスフリーなオフィス業務をしていきましょう。

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