データ入力は簡単そうに見えて、とても労力を必要とする作業です。慣れない人が行えば当然ミスも多いことでしょう。そんなデータ入力を代行する代行業者は、文字どうりデータ入力のプロです。そこで気になるのが、代行業者はどのよにして入力をしているのか？ミスがないようにどのような方法をしているのか？ということではないでしょうか？ そこで今回は、データ入力代行業者が行なっている、データ入力のコツについてまとめてみました。        

データ入力前の事前確認をしっかりと行う

プロがデータ入力をする際にまずは事前確認を徹底して行なってから作業をします。この事前確認がとても重要で、作業のスピード、クオリティにとても大きく影響します。事前確認の項目は以下になります。    

入力原稿の確認

まずは入力する原稿の確認をします。原稿の確認はとても大事になりますので、しっかりと行ます。原稿にはどのような情報が記入されているのか、どの程度の文字数になるのか、記入されてる文字は全て読み取ることができるのか、伝えたい内容はなんなのか、などを事前に確認することで、作業中に起こりえるトラブルを事前に処理することができ、作業効率を飛躍的に上げることができます。    

入力データの使用目的の確認

入力したデータがどのような目的で使用されるのかも、事前に確認しておく必要があります。使用する目的によって納品形態やデータの加工の仕方も変わってきますので、せっかく入力し終えたデータが使えなくなってしまうようなことを防ぐためにも、使用目的に確認もしっかりと行なっておきます。    

異常があったときの対応

データ入力をしていて、「あれ？おかしいな？」「聞いていた内容と違う」などの異常は必ず起きるものです。そのような場合の対応の仕方も事前に確認しておきます。イレギュラーなデータの場合は別フォルダに分けておくだったり、返却するだったりと対応を事前に決めておけば、作業が中断していまい、タイムロスが発生するようなこともなくなります。    

入力時のルール

データ入力をする場合は、あらかじめ入力する際のルールを決めておく必要があります。特に何人かで入力を行う場合はルールをしっかり決めておかないと、完成したデータが全てバラバラで使えなくなってしまう可能性がありますので、事前にしっかりと決めておきます。            

プロのデータ独自のデータ入力方法

プロの入力会社は一般的な入力方法とは違い、「マシン入力」という方法を使用しています。一般的にはローマ字入力が主流だと思いますが、マシン入力とは専用の機械を使い、「連想入力」という方法を用いて入力します。この方法を使用すると、タッチ数を削減することができ、入力するデータの量が多くなれば多くなるほど、一般的な入力方法とのスピードの差はとても大きなものになるでしょう。 しかし、専用の機械が必要になり、全ての連想文字を覚える必要があるため、一般的な企業での導入は難しいと思いますが。プロはこのような方法を使用してデータ入力のスペードをあげているのです。          

タイピングスピードの向上

データ入力の精度を上げるためにはタイピングスピードも重要です。先程ご説明した連想入力とまではいきませんが、ブラインドタッチも重要なスキルになるでしょう。タイピングスピードが遅いとタイムプレッシャーがかかり、入力精度にも悪影響を及ぼします。 ブラインドタッチは簡単に習得できる方法はなく、繰り返し練習するしかありません。タイピング練習ソフトを活用したり、時間があればタイピングの練習をして、技術を向上させています。          

適度な休憩

高精度なデータ入力をするには適度な休憩も重要です。個人差はありますが、人は通常90分程度しか集中できないと言われています。集中力が切れてしまうとミスが多くなり、入力精度は格段に下がってしまうでしょう。こまめに休憩を取り、集中力が切れた状態で作業を行わないように気をつけています。          

まとめ

今回は、プロが行なっているデータ入力を高精度で行う方法を、いくつかご紹介しました。データ入力は非常に労力がかかる作業で、注意力と集中力も必要とします。そのような作業を高精度で行うには、それなりの技術とノウハウが必要になります。自分で行うのもいいですが、ノウハウを持っているプロにお任せした方が効率がいいでしょう。