紙の名刺とデジタルデータになった名刺を比較してみると、様々な点で紙の名刺の方が不利だということが理解できます。紙の名刺の量が指で数えられるほどであれば問題ありませんが、管理が難しいくらい増えてくればデジタル化を検討したほうがよいでしょう。
そこで今回は紙とデジタルの名刺を、管理面で比較しながらデジタル化のメリットをご紹介していきます。
目次
紙とデジタルの名刺は管理面でどのような違いがあるの？
紙の名刺とデジタルの名刺は、管理面で次のような違いがあります。
保管場所
まずは保管場所について解説していきます。
紙の名刺の場合、保管場所はオフィス内のスペースになります。そのため、どこに名刺を置いて取り出せるようにしておくか検討する必要がありますが、この手間が意外と面倒です。また枚数が多くなればそれだけ保管場所が圧迫されていくので、管理担当者の負担も増えていくでしょう。
対してデジタルの名刺の場合、保管場所はPCや社内サーバー、それにクラウドです。保管場所はオフィス内に必要なく、データとしていつでも参照できます。事前に保管ルールや保存場所などを共有しておく必要はありますが、それでも紙で管理する手間と比較すると面倒さは減るでしょう。
検索・活用性
紙の名刺の場合、検索してデータを活用する場合に面倒が増えます。
- 目視で必要な名刺を確認
- 順番に並べる
- 必要な項目を抜き出して確認する
といった工程を実際に紙の名刺で実行すると、かなり面倒が多いことが分かります。
対してデジタル化された名刺の場合、上記のような工程がPCやスマートフォンを使えば一瞬で完了します。あらかじめ用意しておいたデータベース内にて、名刺のデータを参照して条件を指定・抽出するだけで済むからです。
検索性・活用性からしても、紙よりデジタル化された名刺のほうが手間が掛かりません。
共有性・属人化の回避
紙の名刺はいつも属人化のリスクと隣り合わせです。つまり、指定の担当者しか取引先企業の名刺を持っておらず、共有されていない結果データが紛失したり分からなくなる危険があります。
こういった危険をなくすためにもデジタルの名刺が有効です。デジタルデータとしていつでも参照ができるため外出先などでもすぐ確認できますし、何よりも全員にインターネット間で共有が可能なため属人化のリスクはほぼありません。
共有性の確保や属人化のリスクは企業で問題になりがちですが、そういった問題を解決するには名刺入力を外注してでもデジタル化したほうがよいでしょう。
社内で名刺をデジタル化できない場合は、外注しよう！
社内で名刺をデジタル化できない場合は、外注するとよいです。よい具合に外注先の代行サービス業者が名刺情報をまとめて、データベース化してくれます。指定された拡張子で納品してくれるので、必要なソフトウェアですぐ活用ができるのもメリットです。
弊社でも名刺入力代行サービスを承っているので、必要な方はぜひご連絡ください。
まとめ
今回は「紙」と「デジタル」、どちらのほうが管理面でよいのか比較を行ってきました。
紙の名刺は保管場所や活用性等の点でデメリットがありますが、デジタル化すると解決できます。デジタル化にもデメリットはありますが、それ以上に得られるメリットのほうが大きいです。
必要な場合は外注も検討して、名刺をデジタル化してみてください。
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