名刺データを名簿として抽出して管理する際は、その管理方法をよく考える必要があります。
名簿データをシステム上で管理する場合、
- セキュリティ面で安心ができるオンプレミス
- 作業効率化の面でメリットが大きいクラウド
の2種類から選定を行う必要があるでしょう。
今回はオンプレミスとクラウド、どちらで名刺から抽出した名簿データを管理すればよいのかを解説していきます。
目次
オンプレミスとクラウド、どちらが名簿データ管理に適切なの？
まずは名簿データを管理する側面から、オンプレミスとクラウドの特徴を比較していきます。
オンプレミスで管理する場合
オンプレミスとは社内でシステム等を構築してIT資材を活用する方法であり、クラウドが普及する前から使われている手法です。社内でシステムやデータを保有するため、社外へ機密情報が漏れにくいといったメリットがあります。
この点から考えると、オンプレミスでの名簿データや名刺データの管理は「セキュリティを最も重視するようなデータ管理に適切」です。
例えば、社外秘の顧客関連データがある場合は、社外へなるべく出したくない、あるいは規定でそもそも出せないケースがあります。この場合クラウドで管理を行う方法は使えません。セキュリティ技術については向上しているものの、外部業者のサーバーでデータ管理を行う性質はそのままのためです。
少しでも情報漏洩等が気になる方は、オンプレミスで名簿を管理することをおすすめします。ただしコストが高額になるといった点に注意してみてください。
クラウドで管理する場合
クラウドとはインターネット上に構築されたシステム環境であり、複数のユーザーが共用して同じサーバーを使ったりする特性があります。オンプレミスに代わって段々と普及しているIT資材の活用方法であり、コストメリットが大きいため中小企業が導入するケースが増加している点もポイントです。
クラウドで名簿データや名刺データの管理をしたほうがよいのは、「クラウド化による業務効率化メリットが大きく、またセキュリティ対策のノウハウも自社内に蓄積されている」ような企業です。
クラウド上に名簿データや名刺データがあると、必要な際にいつでも呼び出せます。呼び出し環境は外出先やテレワークでの自宅環境など多様であり、場所を選びません。活用することで抽出後データのチェックや名簿抽出などの作業が簡略化されて作業効率化が可能です。自社で適切なクラウドセキュリティ設定ができるのであれば、低コストで名簿の管理を行う方法として適切となっています。
ただしセキュリティ設定が不適切だと情報漏洩が発生したりと、セキュリティリスクと隣り合わせとなるのがデメリットです。
名刺データを名簿化する際は、まず外注してみよう
名簿データをオンプレミスとクラウドどちらで管理するのか考える以前に、名刺データを名簿として抽出するのに手間が掛かっており課題を感じている企業も多く存在します。
名刺データを名簿化する際は、弊社にお任せください。低コストでシンプルに名刺データを名簿化して納品いたします。全員日本人スタッフなので、正確性は抜群です。
まとめ
今回はオンプレミスとクラウド、どちらで名簿データや名刺データを管理するとよいのかご紹介してきました。
名刺データを名簿化して管理したりする際は、セキュリティや作業効率、コスト面などで適切な管理・運用方法を決定する必要があります。オンプレミスとクラウド双方のメリット・デメリットをまずは比較してみてください。
また名刺データを名簿化する人手が不足している場合は、外注も検討してみましょう。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
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