名簿作成では定型的な工程が多いため、コスト削減効果なども見込んで自動化が進んでいます。特に現在では、RPAを駆使した自動化まで進んでいます。
RPAを名簿作成へ活用すると、多少複雑な条件が含まれていても事前設定に応じて自動化作業が実現可能です。ただし自社へRPAを導入して名簿作成へ活用したいと思う方は、検討をじっくり行う必要もあります。
今回はRPAによって名簿作成がどのように自動化されるのか、事例をご紹介しながら外注して名簿作成するのとどちらが効率的でよいのかを解説していきます。
名簿作成のRPA自動化の実例：顧客データの抽出
事例として、顧客データの抽出作業を自動化するケースを想定していきます。
顧客データから複数の条件で絞り込んだ上で抽出を実行するには、手間が掛かります。そして自動化する際は、細かい条件を基に選定してスムーズに抽出を実行できるようにしなければなりません。RPAを上手く活用することでそれが可能となります。
具体的には
- 社内データベースシステムやExcel、CSVデータなどから元データを表示する
- 抽出条件をあらかじめRPAでシナリオ化して自動化できるように設定する
- シナリオを実行して抽出結果を表示、指定のフォーマットで出力する
シナリオ作成が、RPAで名簿作成を自動化する際の肝です。データの中から欲しい項目だけを抜き出して名簿として出力するには、
- 企業規模
- 役職
- 見込み度合い
などといった必要な項目をRPAツールで指定した後、検証を行い抽出がスムーズにいくか確認する必要があります。
RPAで自動化して名簿抽出・作成を行う際は、シナリオが失敗しているとすべての抽出データが無駄になってしまうリスクがある点に注意しましょう。事前に検証しないで抽出を行うと、エラーといった問題の原因となります。
名簿作成やRPAと外注、どちらが適切？
名簿として作成したい内容が多く他の作業も行う必要がある場合、名簿作成を内製化するのは限界があります。そこでRPAで自動化したり、あるいは外注したりといった外部リソースに頼る方法が適切となります。
RPAと外注を比較するときは、
- 条件が人の手でないと判断できない内容である
- 作業量はどのくらいあるか
- 料金はどのくらい掛かるのか
といった点をチェックしておきましょう。
プログラム化できない内容はRPAではこなせません。必然的に外注することになります。また作業量が多い場合は外注だと対応できないパターンがあるので、しっかりシナリオを組めばすぐに作業が終わるRPAが有効になる可能性があります。
さらに料金については一長一短であり、RPAと外注どちらが低くなるかは見積もりしないと予想できません。相見積もりしながらRPAツールの利用料金と外注料金を比較してみてください。
まとめ
今回はRPAによる名簿作成自動化の事例と、外注との比較を行ってきました。
RPAによる名簿作成自動化は、大量の名簿データを複数条件で抽出する際に適しています。ただしケースによっては、人の手で作業してくれる外注のパターンが適しているかもしれません。
もし条件比較で外注のほうがメリットがあると判断した場合は、弊社でも名簿作成を代行しているのでぜひご連絡ください。
