データ入力を代行業者に依頼するときに、情報の漏洩の危険性は気になりますよね。業者に依頼する元データは、重要な会議の内容であったり、個人情報が含まれていたりする場合があり、機密性の高い内容になっていることもあるでしょう。そのようなデータは自分たちで作業したいところですが、効率を考えると業者に依頼したほうがいいでしょう。そんな時に役立つよう、信頼できる代行業者の見分け方について今回はまとめてみました。

プライバシーマークを取得しているか

個人情報や機密情報の漏洩を心配するのであれば、業者がプライバシーマークを取得しているかどうかを確認したほうが良いでしょう。プライバシーマーク認定制度とは、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護を講ずる体制を整備している事業者等を認定する制度です。このプライバシーマークを取得していると、一定水準の情報漏洩対策をしていると判断できますので、情報漏洩の危険性を考えるのであれば取得していることを確認したほうがいいでしょう。

作業担当者のセキュリティー管理教育を徹底しているか

最近ではネットワーク環境の発達により、多くのデータがインターネット上でやりとりされています。いくらセキュリティー対策をしていても、作業担当者から情報が漏れてしまうケースも考えられます。あやまってインターネットに情報が流れてしまったり、パソコンを紛失しまったりと可能性はいくつも考えます。そのようなことがないように、依頼する代行業者は、働く作業担当者に対して、セキュリティー対策を徹底している業者の方がいいでしょう。

作業担当者に関して、依頼する側はなかなか判断しにくい部分がありますが、見極めるひとつの手段として海外で作業しているではなく、日本国内で作業しているかという点で判断することができます。一概には言えませんが、海外で作業している担当者に管理教育を徹底するのはなかなか難しいと思います。国内で担当者が作業している業者の方が、担当者とのコミニュケーションもとりやすいですし、セキュリティー管理教育はしやすいと思いますので、安心できるでしょう。

納品後データを破棄しているか

データ入力を依頼し、納品された後の元データを破棄しているかどうかも見分ける判断材料の一つとなるでしょう。業者によっては破棄した日時、内容などをすべて記録し、破棄した証明書発行してくれるところもあります。また、納品した直後に破棄することも業者によっては可能です。機密性の高い内容であれば、少しでも早く情報を破棄してもらいたいところですので、そのような対応が可能な業者を選んだほうがいいでしょう。

秘密保持契約書を発行してもらえるか

秘密保持契約書とは、元データを提供する業者に、提供した情報を漏洩させないようにするための契約書です。業者によっては別途料金が発生することがありますが、個別に秘密保持契約発行しているところもあります。個別に発行してもらえることにより、より管理の内容が明らかになり、万が一情報が漏洩してしまった場合の賠償についても明確になります。

個人情報は暗号化されているか

データをネットワーク上でやりとりするとき、万が一情報が漏洩してしまっても、情報が暗号化されていれば内容を守ることができますし、データの改ざんも防ぐことができるでしょう。情報を暗号化する際には、クレジットカードなどでも使用されているSSLが一般的です。SSLで暗号化されていればサーバー証明書が発行されていますので、ホームページなどで確認してみましょう。

まとめ

今回は、データ入力を代行業者に依頼する際に、情報漏洩の危険性がないように信頼できる業者の選び方をご紹介しました。今回ご紹介した、見分け方を参考にして信頼できるデータ入力業者を探してみましょう。

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