書類・書籍・レポートなど文字データ入力の入力代行業者が存在しているのは、社内従業員にデータ入力を任せるとデメリットが多いからです。あなたの会社でコスト面や生産性等の点で問題が出てきているのは、従業員がデータ入力に時間を取られているからかもしれません。

こういった問題を解決するために、さまざまな方法が用意されています。今回は社内従業員にデータ入力を任せるリスクや、解決する方法などをご紹介していきます。

社内の従業員に文字データ入力を依頼するリスクとは？

社内の従業員へ文字データ入力を依頼すると、次のようなリスクがあります。

正確性等に問題あり

従業員にもタイピングやPC操作のスキルの得意・不得意があります。そして社内の従業員に文字データ入力をさせようとすると、スキルによってスピードや正確性で差が出てしまうのがデメリットです。

たとえばAさんは1時間でミスなく業務を終わらせたが、Bさんは2時間かかっても終わらずミスもあったというケースも出てくるかもしれません。属人化してしまいがちなのが文字データ入力を従業員へ任せてしまう問題点と言えるでしょう。

業務生産性が低下する

書類・書籍・レポートなどの文字データ入力は単純に見えて、細かいルールがありまた時間も掛かります。人海戦術を取ればすぐ終わるかもしれませんが、その間従業員はより重要な仕事を実行できないのがデメリットです。

そして重要な仕事に時間を回せないと、業務生産性が低下して企業成長を妨げるのがネックです。定型的で誰でもできる作業は、自社のみで行うとメリットがあまり得られません。

コスト面で不利

データ入力とその他の仕事で価値があるのは、多くの場合その他の仕事です。しかしデータ入力ばかりに時間を取られてしまうと、結局コスト面で人件費が高くついてしまうのがデメリットです。

またモチベーション的にも定型的なデータ入力は好ましくありません。そこでコスト削減等のためにツール活用や業者外注を考える方が多いのがポイントです。

データ入力を効率化する方法とは？専門業者へ依頼すると安心

現在、文字データ入力を効率化するには、次のような方法があります。

• OCRやAI、RPA等のツールを活用する
• 外部業者へ代行してもらう
• クラウドソーシングサービスへ依頼する

各ツールを活用する方法は、社内でインハウスして業務効率化したい際に向いています。また外部業者への依頼は、人の手で変わらずデータ入力を行いながら社内業務を効率化したい際におすすめです。

さらにクラウドソーシングサービスへの依頼は、ちょっとした依頼の際にも気軽に利用できるのがメリットです。

この中でも長期的に、プロの手を借りたいという方には文字データ入力の代行業者への依頼がおすすめです。弊社でもデータ入力等を代行しているので、ぜひ依頼をご検討ください。取引実績も豊富なので、弊社サイトをご確認ください。

まとめ

今回は、社内の従業員にデータ入力を任せる問題点などをご紹介してきました。

社内で、書類・書籍・レポートなどの文字データ入力を完結させようとすると、どうしてもコストが高くなり生産性も低下しがちです。そこでツール活用や業者依頼などでそのデメリットを減らして、本来の収益にかかわる業務へ集中できるようにするのが解決策となります。

ぜひ、文字データ入力を効率化して生産性向上や企業成長へつなげていってください。

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社内スタッフがパソコン・タブレット・複写機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に対して掛かっています。もっと言うと、その単純作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かっている精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だという話をよく耳にします。

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