スキャンを外注する際の注意点とは何でしょうか？ スキャン外注時には価格以外にも、確認すべき点があります。 価格だけを注視すると、思わぬ低いクオリティや情報の紛失、さらにはスキャン時のサポートの欠如も起こり得ます。 ここでは、スキャン外注時に確認すべき4点を説明いたします

①スキャン外注時の料金

スキャン外注の料金は、依頼したい書類の枚数やサイズ・紙質・スキャン解像度を複合的に考慮して設定します。 基本的に枚数の多さに従い単価は安くなり、枚数の少なさに従い単価が高くなります。 ただし、1件ごとの基本料金や受注最低価格の設定なども含めるので、単価と合計額の安さは異なる可能性があります。 スキャンした書類データの仕分けやラベリングなど、スキャン以外の作業の依頼には、通常追加費用が発生します。 そのため、基本メニューに含まれる業務範囲を事前に確認しておきましょう。 日本人による手作業の入力で、高品質かつコストを抑えたい方には、こちらのサービスがオススメです。

②スキャン外注時のサポート

希望に合うスキャン外注業者に依頼するために、スキャンしたデータの今後の運用パターンを事前に決めておくと良いでしょう。 提供するサポートは業者によって異なりますが、以下が例になります。 ・社内管理システムに対するオプションの有無 ・オンラインでのスキャニングデータの管理の可否 弊社では、スキャンした資料をデータ化することで、情報を共有化できます。 また簡単に必要部分を検索できるので、迅速な問い合わせ対応を実現します。 よって、業務効率化を図ることが可能です。

③スキャン外注時のセキュリティ

スキャン外注時は、セキュリティにも注意を払う必要があります。 紙媒体では、紛失すると復元不可能で、2度と同じ資料を入手できません。 データ化すれば、バックアップをとることができ、万が一に備えられます。

④スキャン外注時のクオリティ

見積もりや打ち合わせ段階でサンプルを用意してもらい、事前にクオリティを確認しましょう。 さらに、スキャンに使用する機器や実績件数・評価もチェックできれば安心です。

まとめ：スキャンを外注する前に、価格以外の注意点も確認しよう！

スキャンを外注する際は、価格ばかりに着眼しがちです。 しかし、実はコスト以外の部分も、業務効率化やセキュリティなどの観点では重要です。 反面で、自社に不必要なサービスであれば追加出費の必要はありません。 日本人による手作業の入力で、高品質かつコストを抑えたい方には、こちらのサービスがオススメです。