スキャナーでカンタン、書類の電子化

2019/10/17

皆さんはちょっと前に本を勝手に裁断してデジタルデータ化する“自炊”行為を違法とするかどうかでニュース番組が盛り上がったことを覚えておいででしょうか?

自分で買った本であっても複製してはいけないのか。

法的に許される”私的複製”の範囲はどこまでなのか。

自炊したデータをコピーすることは違法なのか。

いまだに著作物のデジタルデータ化にはさまざまな意見が紛糾しています。

 

 

 

 

しかしながら本日取り上げたいのはそのような暗くややこしい話題ではありません。このようにスキャンを使って印刷物や手書きの文字をデジタルデータ化することを可能にした『光学文字認識(OCR)技術』についてのお話になります。

 

OCR機能が書類のデータ化の後押しに

スマホをかざすだけで外国語を日本語に変換してくれる『google翻訳』や、『Line』などの身近なサービスに最近次々とOCR機能が搭載されていっています。アップルiOS 11からiPhoneの基本アプリの「メモ」機能にもOCR機能が追加されることとなりました。手書きの文字の認識精度はまだまだ心もとないですが、紙媒体の書類は過去のものとなりそうです。

この流れを受けてわが国でも2005年4月に「e-文書保存法」が施行され、デジタルデータもいくつかの条件を満たせば、公式な書類として国に認められることとなりました。

電子化後の書類、保管方法と処分方法は?

世界ではロシアの近くの小国エストニアが公式書類どころか政府機能のほとんどを電子化して話題にもなりました。日本もいずれはそうなっていくのかもしれません。

 

成長企業も次々電子化していっている!?

政府機能のデジタル化まではまだ日本政府は行きませんが、国内企業のうち勢いのあるところはペーパーレス化、書類の電子化をすでに進めているようです。そのうち、

「あの会社はまだ紙の書類でやり取りしてるらしいよ、交渉が面倒なことになるからちょっとコストは掛かるけど、別のB社にお願いしよう」

なんて会話が彼らのオフィスでなされるようになるかもしれません。早めに電子化を検討することは、競合他社に差をつけるための戦略になります。

しかし書類をデジタルデータ化するなんて、色々な機材を用意したりソフトウェアを用意したり手間暇コストがとても掛かりそうですよね。

そこで冒頭のOCR技術の登場です。

 

 

最後に

業務用の精度の高いスキャナーを持ったスキャン代行業者に任せてみませんか?

スキャナーで読み取りにくい手書き文書も作業に慣れた職員が1文字1文字手入力で対応できます。

電子化に必要な機材が揃っていて、電子化をした経験を蓄積している。

書類を紙からデジタルデータに移行する際は、ぜひ自前の社員でチャレンジするよりも熟練のデータ入力代行業者におまかせください。