社内のペーパーレス化宣言!進め方と注意点について

2019/09/02

考えてますか? 環境のこと。

環境保全が叫ばれて久しい昨今、大手企業の工場見学に行くと、大体CO2削減目標や排水浄化の取り組みについての紹介のブースがあります。この令和時代では環境保護に努めることは企業のイメージアップには欠かせないポイントだと言えます。

「しかし当社には工場ないし」

なんて職種によっては特に環境のためにできることがないように思える会社もあります。

しかしご安心下さい。

『ペーパーレス化』

そう、社内の『ペーパーレス化』なら大抵の会社には行えます。書類を扱わない会社なんてそうはありません。加えて紙の書類を作成しなくていいのでコストカットにも繋がります。環境に良いだけでなく経営にも良いのです。

では実際に電子化する場合、具体的にはどうすれば良いのでしょうか?

 

電子化する書類の洗い出し

まずは電子化する書類の優先順位を決めましょう。電子化したほうが良いものを事前に洗い出し、優先順位を決めたうえで電子化しましょう。具体的には以下の通り。

  • 会計帳簿
  • 財産目録
  • 社債原簿
  • 信憑書類
  • 振替伝票
  • 事業報告書
  • 営業報告書
  • 組合員名簿
  • 総会議事録
  • 定款、など

名簿や財務状況に関するものなどあとから読み直す頻度の高いものから行うのがオススメです。

 

 

 

 

保存期間を決める

書類の中には法律で保存期間が定められているものもあります。

保存する書類の洗い出しと並行し、すべての文書に保存期間を設定してください。保存年数を法定で決められた文書はもちろんですが、その他の社内文書においても保存期間を設定します。

電子化されて多くの社員が閲覧できる状態となることで、内容が外部に漏洩されるリスクが生まれます。すべての文書に保存期間を設定し、期限が訪れたら速やかに破棄するようにしてください。

以下、文書の保存期間についての記事になります。もし興味を惹かれましたら下のURLからよろしくお願いします、

処分待った!書類の保存期間に決まりはあるの?電子データでの保存は OK?

 

電子署名、タイムスタンプをつける

スキャンを行なったならば、スキャン漏れがないか画像をチェックし、電子署名とタイムスタンプをつけましょう。

前項でも述べましたが、電子化することによって多くの社員が閲覧できる状態となります。電子署名は必須です。

 

 

まとめ

書類の電子化を行うと財務の把握や情報共有が円滑になり、経営判断もその周知も容易になります。スピード感を増す現在の経済情勢を鑑みても、他社に先駆けて行うことに大きなメリットがあります。

しかしその作業は大変根気が必要な上に地味で、失敗が許されません。

経営の効率を上げようと書類の電子化を社員に任せたところ、士気が下がって業績が落ちた、なんてことになる恐れがあります。

もしも大量の書類のストックがあるならば、社内で行うより外部の業者に委託した方が間違いないでしょう。