スキャン代行サービスとは? どんな書類が対象になる?

2019/05/30

スキャン代行サービスって何なの?

紙媒体で発行された書籍や作成された書類、契約書等をスキャナーで読み取りデジタルデータに変換するサービスのことです。

 

 

代行業者なんて必要なの?

この作業を自分でやることを『自炊』ともいうのですが、紙の書籍をデジタルデータ化するには、

一度書籍を分解し、一枚一枚スキャンした上で、これをページ順に保存していく

という面倒な作業が必要なために、自炊の代行をする業者が出てきたわけです。

 

 

どんな書類が対象になるの?

社内でかさばるビジネス文書や社内報、経費申請のために提出された伝票、病院のカルテ、パソコンで入力することの難しい図面など書類の体裁のある大抵のものはデジタル化が可能です。

 

 

 

 

図面

スキャナーがなければデジタル化できない書類といえば、図面です。

契約書と違い、紙で保管する必然性があるものではないので、デジタル化の対象となります。ぱっと見でそれぞれが識別しづらい図面のファイルも、デジタル化することによって検索窓にタイトルを入力すれば、一瞬でお目当ての図面が出てくるようにできます。

 

ビジネス文書、社内報

社内報をデジタルデータ化すると、時系列順に並べて会社動向を分かり易くすることができます。ビジネス文書をデジタルデータ化してクラウドに上げればどこからでもその書面を閲覧できるようになります。

 

伝票

伝票は主に決済月の経費集計の際と年度末の決算期に必要になるもので、その間大事に保管してなければなりません。デジタルデータとして一括管理すれば、紛失のリスクを避け、経理計算を円滑に進められること間違いありません。

 

契約書

紙媒体の契約書をスキャンしてデジタルデータ化しても、そのデータには契約書としての効力が無くなってしまうので、原本の紙を大事に保管していなければなりません。しかしデジタルデータは検索が容易なので、大量の契約書を管理している場合には索引がわりにデジタルデータ化することも一つの良い方法だと考えられます。

 

書籍

一般書籍を自炊して電子書籍化することは、法律的にグレイゾーンとなります。各書籍の版元の出版社によっても判断が異なるので、書籍をスキャン代行業者に頼まれる際は出版社の姿勢を確認することをお薦めします。

 

最後に

スキャン代行サービスについてお分り頂けたでしょうか。省スペース化、効率の良い管理。掛かる手間を最小限に抑えるためにもスキャン代行業者を使った書類のデジタル化をぜひご検討下さい。