スキャニング作業は意外と書類の量や分別する種類が多かったりすると面倒です。そこで、外部代行業者へ依頼をして作業負担を減らす事例が多いのですが、依頼するときはコストがどういう風に掛かっているのか理解して、きちんとした価格で依頼ができるスキャニング代行業者を探す必要があります。
そこで今回は、スキャニング代行サービスの費用がどこで決定しているのか、その具体的な内訳をご紹介していきます。
目次
スキャニング費用を決める項目とは？
スキャニング代行費用は、次のような項目で決まっています。
読み取り機器
自動で読み取るADFを使うとコストが安く済みます。ただしフラットベッドで手作業が読み取り時に必要な場合はコストが増えるので注意しましょう。
読み取り方式
モノクロ印刷よりも当然カラー印刷といった色あり印刷を行うとコストが増加します。またOCRスキャン対応で文字を抜き取る際は、そうでないときよりもコストが掛かるので注意してみてください。
オプション
単に書類を送付して読み取るだけで済まない場合は、オプション作業を依頼する必要性があります。
- ホチキスを外す
- 原本のファイルを外す
- ファイル名の付与
- 冊子の裁断
といった各種作業がオプション依頼可能ですが、項目を増やして依頼すると当然費用が増加します。冊子裁断は紙の枚数等によって1冊6,000円といった比較的高額な費用が発生するので注意しましょう。
ミニマムチャージ
ほとんどの代行依頼業者では利益を確保するため、最低の依頼料金等が決まっています。依頼をする際はまずこのミニマムチャージを確認して、そもそも依頼ができる量なのかを確認しておきましょう。
事例として当社のスキャニングミニマムチャージ金額は、5万円からとなっております。実績では14万円や32万円などを請求させていただき、スキャニング依頼を行いました。
ビーアウトで効率よくスキャニングを完了させよう
当社のサービス「ビーアウト」では、スキャニング依頼を承っております。スタッフがしっかりスキャニング作業を代行させていただきます。
残念ながら法的な書類はスキャニングをお受けしておりませんが、そうでないビジネス書類が大量に社内に紙として残っている場合はぜひご連絡ください。手書きの文字資料でも気軽にスキャニング依頼していただけます。
また大量発注の場合はボリュームディスカウントによる値引きも実施しているので、気になる方はぜひ当社へ電話やメールでご連絡していただけるとありがたいです。メールでは24時間365日受付をしております。
まとめ
今回はスキャニング代行業務の費用がどこで決定しているのか？その具体的な内訳をご紹介してきました。
スキャニング代行業務を依頼することで作業負担は減少しますが、どこで依頼コストが決定しているのか確認して適切な価格で依頼しましょう。オプション内容が多いと高額になるリスクがありますし、大量発注だと値引で想定より安くなるケースもあります。
気になる方はぜひ、スキャニング代行業者の予定先に事前連絡を入れて見積もりを取っておいてください。
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BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
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